المـخـازن

[الاستاذ عوض على]

الرقابة على المخزون

من
اهم احدى طرق الرقابة على المخزون هو جرد المخازن ، اي ان تقوم بمراجعة
الكميات المخزونة من الاصناف المختلفة باستخدام نوع معين من انواع الجرد
بهدف :

1- التأكد من صحة السجلات في المخازن.
2- مقارنة الموجود الفعلي في المخازن مع رصيدها الدفتري.
3- تحديد نقاط القوة والضعف في نظام واجراءات الرقابة على المخزون.

لك اخي الفاضل اختيار احدى الطرق التالية من انواع الجرد او حسب نظام الرقابة المعمول به في المؤسسة :

1-
الجرد المنتظم ويكون دوريا ، وعادة ما يكون في نهاية السنة المالية للوصول
الى قيمة البضاعة آخر المدة واظهارها في قائمة المبيعات لاستخراج كلفة
المبيعات ، وتظهر في الميزانية بالجانب المدين ضمن الاصول المتداولة.

وحتى يتم انجاح هذه الطريقة واكتشاف اي نقص في المخزون او تأكيد قوة نظام الرقابة على المخزون لا بد من تاكيد ما يلي :

* تحديد الاشخاص الذين سيقومون بعمليات الجرد بموجب كتاب تكليف رسمي .
* ان يتم توقيف العمل بالمخازن ( الوارد والصادر ) خلال عملية الجرد ، لمنع اي محاولة في ادخال او اخراج صنف ما للتلاعب بالجرد.
*
ان تكون عملية الجرد شاملة وكاملة بما في ذلك البضاعة التي ما زالت تحت
الاستلام ، او المرفوضة ولا تنسى الخردة والعادم ، لان بالخردة والعادم
تكون اكبر فرصة للتلاعب بالمخزون.
* يتم اعداد قوائم الجرد قبل البدء بعملية الجرد للتاكد من عدم تكرار صنف معين ولسهيل عملية الجرد والوصول الى نتائج دقيقة.
*
اذا كانت المؤسسة تمتلك اكثر من مخزن وفي اكثر من موقع ، يجب ان يتم الجرد
لها جميعا بنفس الوقت حتى لا يتم ترحيل صنف ما من مخزن الى آخر لتغطية عجز
ما ، ومن ثم اعادته الى مخزنه الاصلي.
* لو كانت الشركة تتبع نظام اعارة المواد او صرفها بطريقة مؤقتة ، فيتم اعادتها الى المخزن الذي صرفها لكي يتم جردها.
*
اعداد كشف بالبضاعة الزائدة بالمخازن لبيان ان كانت تعود للشركة ام لا
وسبب الزيادة ، او انها تعود لاحد عملاء المؤسسة ولكنه لم يستلمها بعد وتم
تنزيلها من السجلات.

تعتبر هذه الطريقة هي افضل طرق الجرد خاصة
للمشاريع الصغيرة والمتوسطة ، بالرغم من الوقت الطويل التي تحتاجها عملية
الجرد وايقاف العمل بالمخازن .

2- الجرد المفاجيء هو نفسه الجرد
المنتظم باستثناء الوقت ، حيث ان هذا النوع من الجرد لا وقت محدد له ، وهو
مفيد لاكتشاف الاخطاء في وقت مبكر ويجعل امين المستودع في حالة استعداد
تام على مدار السنة لانه لا يعلم متى سيتم الجرد المفاجيء على مستودعه ،
ولكن اذا كانت الاصناف كثيرة فيصعب تطبيق هذا النوع عمليا .

وبالتالي يعتبر الجرد من اهم طرق الرقابة على المخزون .

ولكن هذا الامر لن يعطي اثماره الا اذا كان هناك نظام الرقابة على المخزون ، ويمكن تلخيص هذا النظام بما يلي :

* اختيار حجم الدفعة وعدد الدفعات للمواد التي يتم تخزينها لتحديد تكلفة التخزين.
* تحديد الوقت اللازم لتخزين كميات بديلة اخرى .
* الاحتفاظ بسجلات دائمة لكل عنصر من عناصر المخزون حتى وان كانت تالفة وعادم.

وطبعا هذا الامر يتطلب ايجاد المكونات الرئيسية لانشاء نظام الرقابة ومنها :

* حجم الدفعة بحيث يتم احتسابها بقسمة الاحتياجات الكلية على عدد مرات الشراء .
*نقطة اعادة الطلب ويتم احتسابها بضرب الوقت الذي يمر قيل وصول الطلبية بمعدل الاستهلاك اليومي.
* الحد الادنى للمخزون وهي الكمية التي يجب الاحتفاظ بها دائما في المخازن ولا ينخفض عنها في اي وقت.
* الحد الاعلى للمخزون وهو عكس الادنى .

ومن
اوجه الرقابة على المخزون هو التحليل المالي بحيث يتم التاكد بان نسبة
الاستخدام من المخزون تتناسب مع النتائج والمبيعات والمواد الموردة الى
المخازن .

ومن اوجه الرقابة هو التاكد من المواد الخارجة من
المخازن بحيث يجب ان تكون مطابقة مع محتويات امر الصرف من حيث النوع او
الكمية ، وكذلك المواد الداخلة.

ومن هنا ياتي دور المدقق ...........

1- التاكد من الوجود الفعلي لبضاعة آخر المدة والحالة الموجودة عليها ( راكدة او لا ، سليمة ام تالفة .....الخ )
2- التاكد من ملكية المنشأة للبضاعة الموجودة في كشف الجرد من خلال الرجوع الى المستندات والدفاتر.
3- التاكد من صحة تطبيق المباديء المحاسبية الصحيحة في تقييم بضاعة آخر المدة مثل مبدأ سعر السوق او التكلفة ايهما اقل .

[الاستاذ عوض على]

أمين المخازن

في عهدته دفاتر نموذج 4 مخازن حكومي
التي يقابلها الدفاتر نموذج 3 مخازن حكومي عهدة الشطب

أمين المخزن يقوم باستلام الخامات الواردة للمخازن حسب اذن الاضافة نموذج 1 مخازن حكومي ومحضر الفحص كما يقوم بتسجيل الخامات في الدفاتر الخاصة بكل قسم على حدة ويقوم باستلام العدد والألات والأجهزة الواردة للمخازن حسب اذن الاضافة نموذج 1 مخازن حكومي ومحضر الفحص على حسب كل معدة ويقوم باستلام الخردة الناتجة من العملية التعليمية واضافتها في دفاتر الخردة كل نوع على حدة حسب نموذج 1 مخازن حكومي

كما يقوم باستلام المشغولات الناتجة من العملية التعليمية واضافتها في دفتر المشغولات المدرسية حسب نموذج 1 مخازن حكومي كما انه يقوم بالمطابقة الدفترية بين نموذج 4 مخازن حكومي ودفاتر نموذج 3 مخازن حكومي مع شطب المخازن كل ثلاثة شهور وفي نهاية العام

يسلم مكتب التشغيل الصورة الأصلية للمقايسة 133 ع ح الى أمين المخزن والصورة الثانية للمدرس الأول بعد توقيع كل منهما بالتاريخ على ايصال استلام المقايسات والصورة الثالثة بالدفتر

يبدأ القسم في صرف الخامات من المخزن مع التوقيع بالتاريخ على صورتي المقايسة بالاستلام
يحرر أمين المخزن اذن صرف نموذج 2 مخازن حكومي من ثلاث صور بعد توقيع المدرس الأول ( الأصل بالدفتر والثاني الى مكتب التشغيل والثالث الى شطب المخازن )

لايجوز للأقسام صرف خامات أكثر من الوارد بالمقايسة (استمارة 133 ع ح ) كما لايجوز بأي حال صرف خامات من المخزن بايصالات مؤقتة
وفي حالة صرف العدد والألات والأجهزة يقوم المدرس المسؤل عن العهدة بالقسم بكتابة مذكرة معتمدة من السيد مدير المدرسة موضحا فيها العدد المطلوبة ويقوم أمين المخزن بتحرير اذن صرف نموذج 2 مخازن حكومي من أصل + 3 صور (الأصل بالدفتر والثاني الى شطب المخازن والثالث والرابع الى شطب العهدة الشخصية والقسم)