#6
|
||||
|
||||
![]()
×تعريف السكرتارية : " هي " الوحدة التنظيمية التابعة لمديري و رؤساء العمل و يستند إليها إدارة و تنفيذ العمل و التنسيق بينها .
×أهم أعمال السكرتارية " هي " : القيام بالأعمال المكتبية . تنظيم حركة المعاملات الواردة و الصادرة . إعداد المذكرات و التقارير . أعمال الاتصال . حفظ المستندات . ×السكرتير " هــــو " : الشخص الذي يعاون الرئيس أو المدير و يكون موضع ثقة في إنجاز الإعمال الهامة و السرية . ×من أهم الصفات الشخصية للسكرتير " هي " : كتم الأسرار . الذكاء . القدرة اللغوية . المظهر المناسب . تحمل المسئولية . النشاط و الحركة . الشجاعة و الإقدام . الثبات الانفعالي . ×المعلومات اللازمة لأداء السكرتير " هي " : 1) المعلومات الأساسية عن المنشأة . 2) دقـــــائـــــق الــعمـــــل . 3) اللوائح و القوانين . 4) البيانات و الإحصائيات . 5) إعداد و تجهيز الاجتماعات . 6) إدارة و تنظيم المكاتب . 7) القانون التجاري . 8) مهارات اللغات الأجنبية . ×المهارات الفنية اللازمة لأداء عمل السكرتير " هي " : ( أ ) مع نفســـه { ذاتــــه } : 1) كتم السر . 2) تنمية الذات . 3) تقبل النقد . 4) ابعد عما يثير الشك . 5) المحافظة علي آلات و معدات العمل . 6) البعد عن السلوك غير المستحب ( ب ) برئـــيــــــه : 1) احترام الرئيس . 2) احترام مواعيد العمل . 3) عدم إساءة استخدام السلطة . 4) حل بعض مشكلات العمل . 5) تنفيذ الإعمال بالشكل المناسب . 6) الابتعاد عن ما يثير الشك. 7) المحافظة علي الآلات و المعدات المكتب . ( جـ ) مـــع زمــلائـــه : 1) حسن المعاملة . 2) عدم التدخل في اختصاصاتهم . 3) عدم التكبر أو التعالي. 4) تجنب السلبية . 5) التعاون . ( د ) مع الزائرين و العمـلاء : 1) اللباقة و التأديب . 2) مساعدتهم و العمل علي تحقيق مطالبتهم . 3) حسن الاســـتقبال . 4) التأكد من جدوى زيارتهم . أنواع السكرتارية 3- سكرتارية متخـصـصـــة 2- سكرتارية عـامـــة 1- سكرتارية خــــاصــــة 1- سكرتارية خــــاصــــة : و هي تعاون رئيس العمل أو المدير في إنجاز أعمالة الـهـامــة . 2- سكرتارية عـامـة : وهي تعاون الإدارة و الأقسام المختلفة علي سير أعمالها و تقوم بكافة أعمال 3- سكرتارية متخـصـصـة : وهي تتولي مسئولية تقديم الاستشارات الفنية في المجالات المختلفة. أولاً : مسئوليات و أعمال السكرتير الـخـاص : 1) استقبال الزوار . 2) تنظيم وقت المدير . 3) إبلاغ أوامر الرئيس للإدارة . 4) تنظيم الحفلات . 5) القيام بالإعمال المكتبية . 6) الإطلاع علي الصحف و تلخيصها للرئيس . 7) فتح الخطابات التي ترد للرئيس ماعدا الشخصية و السرية . الصفات الشخصية للسكرتير الـخـاص : 1) الذكاء و قوة الذاكرة . 2) المهر المناسب . 3) الأمانة و كتم الإسرار . 4) حسن التصرف . 5) تحمل المسئولية . 6) الإخلاص . × المهارات الفنية للسكرتير الخاص : تصنيف الزوار و تنظيم مقابلاتهم . إعداد المراسلات و معالجة البريد الوارد و الصادر . المهارات لغوية و الإلمام باللغات الأجنبية . تنظيم الاجتماعات . ثانياً : أقسام السكرتارية العامــة: & قسم الاســتعـلامـات : 1) استقبال المترددين . 2) تسجيل بيانات المترددين . 3) توجيه المترددين للإدارات التي يرغبون التوجه إليها . 4) استلام المراسلات و المكالمات و البرقيات . & قسم الاتصال التليفوني : 1) يقوم بنقل و تركيب التليفون . 2) استقبال الإشارات التليفونية . 3) الاحتفاظ بأرقام تليفونات الإدارات . 4) تقوم بالصيانة المستمرة لأجهزة التليفون . & قسم المحفوظات : 1) استلام البريد الوارد . 2) توزيع البريد الوارد علي الإدارات المختصة . 3) قيد البريد الصادر . 4) الإشراف علي إدارة الأرشيف . 5) تسجيل دخول و خروج الملفات . & قسم شئون المبني : 1) توزيع العمل علي السعاه و العمال . 2) مراقبة نظام المبني . 3) صيانة و إصلاح المبني . 4) الأشراف علي تشغيل المصاعد . 5) توفير أدوات نظافة المبني . & قسم الطباعة و النسـخ : 1) القيام بالطباعة و الاحتفاظ بالأصول . 2) القيام بأعمال صيانة الحاسب الآلي . 3) كتابة ما يرد إليها ثم تسليمها للإدارات الواردة منها . & قسم شـئون علاقات العمل : و تقوم بالإشـراف علي :- { النشاط الـثـقــافـــي و الاجتمــاعــي و الريــاضـــي } & قسم الشئون الماليـــة : 1) القيام بأعمال السلفه المستديمة . 2) الصرف علي المشتريات ، و الإصلاحات ، ومصايف النقل. 3) فتح و إمساك السجلات المخزنيه. 4) مراجعة استمارات بدل ســــفر العاملين . ثالثاً : السكرتارية المتخصصــة { الفنية }: و تنقسم إلي :- 1- السكرتير القانوني : إبداء الرأي في اللوائح و القوانين . فحص جميع الموضوعات القانونية الواردة . مراجعة جميع العقود التي تعقدها المنشأة . فحص القضايا المرفوعة من وضد الجهة التي يعمل بها . بحث الشكاوى التي تصل من الأفــراد . 2- السكرتير الصحفـي : متابعة الصحف و المحلات المحلية و الأجنبية . جمع الأخبار التي تحتوي علي نقد ضد أو لصالح رئيسه . أعداد ملخص للأخبار التي تهم رئيسه . تنظيم المؤتمرات الصحفية . أعداد تقرير عن المؤتمرات الصحفية . 3- السكرتير الأخصائي : جمع البيانات الإحصائية من مصادرها الأصلية . الاستعانة بالمنظمات الخاصة بجمع المعلومات في الحصول علي بيانات إحصائية . عرض البيانات الإحصائية علي الرئيس في أشكال بيانية . حفظ البيانات بأسلوب علمي بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة . 4- سكرتير شئون المجالس الشعبية : مكانة : مكاتب الوزراء و رؤساء مجالس الإدارة و هو مسئول عن الاتصال السياسي و الشعبي . × أهم أعمالة : استلام جداول جلسات المجالس و عرضها علي الرئيس . تلقي توجيهات الرئيس في إعداد المذكرات . استقبال أعضاء المجالس . استلام الشكاوى و التظلمات الواردة من المجالس . 5- سكرتير الطباعة و النسخ : كتابة البحوث و التقارير . كتابة الخطابات المرسلة . حفظ هذه المكاتبات . مكانة : المستشفيات ( الخاصــة و العامــة ) ، العيادات الكبرى . × أهم أعمالة : إجراء الرتيبات اللازمة بالمستشفي لدخول المرض . تحصيل قيمة الكشف و إيداعه بالبنك . الاحتفاظ بسجلات الأطباء ، المرضي . كتابة الرسائل و التقارير التي يعدها الطبيب . معالجة البريد الوارد و الصادر . تزويد المستشفيات و العيادات بالمستلزمات الطبية . 6- السكرتير التعليمي : مكانة : الكليات الجامعية و المعاهد و المدارس . × أهم أعمالة : عرض البريد الوارد علي الرئيس و أعضاء التدريس . استقبال الأفراد و توجيههم . الأعمال الكتابية و إعداد التقارير و المذكرات . إعداد الخطابات الصادرة و تسجيلها. حف الأوراق و المستندات و ترتيبها لسهولة الوصول إليها . 7- السكرتارية الفندقية : تنظيم المقابلات و الاتصال بالنزلاء و شركات السياحة و الجهات الحكومية . استقبال النزلاء و القيام بالحجز و التسكين. الرد علي استفسارات العملاء . محاسبة العملاء عن مدة الإقامة. المعاونة في المتابعات الداخلية و الخارجية للفندق . ×الاتصال في مجال السكرتارية : تعريف الاتصال : هو تبادل و نقل معلومات من شخص إلي أخر باستخدام وسيلة اتصال . . ×أهمية الاتصال: & أولاً : أهمية الاتصال بالنسبة للعاملين : 1- توفير المعلومات و البيانات . 2- معرفة ما يحدث بالمنشأة . 3- توصيل أفكار و أوامر القادة للعاملين . & ثانيــاً : أهمية الاتصال بالنسبة للقائــــد : 1- تزويده بالمعلومات الصحيحة . 2- تعريفة بحقيقة ما يجري بالمنشأة . 3- تمكينه من التأثير علي العاملين . 4- التنسيق بين القادة . & ثالـثــاً : أهمية الاتصـال بالنسبة للجمهـور : 1- تعريف الجمهور بالجهد المبذول في الشركة . 2- معرفة أي الجمهور في الإنتاج و الخدمات . ×وظائف الاتصال: 1- استقبال و نقل الرسائل و الاحتفاظ بالمعلومات . 2- استخدام المعلومات في اتخاذ القرارات . 3- التأثير في الأشخاص . 4- أداه من أدوات الثقافة و التعليم و التعلم . ×أهمية الاتصال في عمل المكتب : بالاتصال تستمر حياة المنشأة للحصول علي المعلومات في الوقت المناسب و بالدقة المطلوبة. ×أهـداف الاتصالات الــحـديثــة : أولاً: علي المستوي الداخلي : 1- إنجاز الأعمال . 2- تقوية العلاقة بين العاملين . 3- وجو تفاهم بين العاملين و الإدارة . 2- الاتصال بالعملاء و المردين . 3- المساهمة في اتخاذ القرارات . عناصر الاتصال { أربعــة } 1) مــــرســــــل يبـدأ الاتصــال 2) الـــرســـالــــة مــضمــون الأمــــر 3) قناة الاتصال ( طريقة الاتصال ) 4) المستقبل الذي يصل إليه الأمر أولاً: الاتصالات الرسمية : 1- اتصالات هابطة: من أعلي لأسفل ( عليا – وسطي – دنيا ) . 2- اتصالات صاعدة: من أسفل لأعلي ( معلومات لعمل المشاكل ) . 3- اتصالات أفقية : بين الأقسام و الإدارات في المستوي الواحد . ثانياً: الاتصالات غير رسمية : " مثل " احتفالات قومية و دينية أساليب الاتصال × مباشرة × غير مباشرة المراسلات / التليفون / البرقيات / الإنترنت وسائل الاتصال × مكتوبة الرسائل / التقارير / المذكرات / البرقيات القرارات / النشرات × شفهية تليفون / مقابلات / اجتماعات محاضرات / ندوات 1- وسيلة أثبات . 2- مرجع للمستقبل . 3- تعزز المكالمة التليفونية. 4- أرخص أنواع الإعلان. 5- مستند للقيد في المحاسبة. 6- توفير الوقت و الجهد. × الشروط الموضوعية للرسالة : { الإيجاز – البساطة – قوة التعبير – الموضوعية } × صفات الرسالة الجيدة : { الاختصار – الوضوح – السهولة – الذوق و اللياقة } × أنواع المراســــلات : { خــاصـــة – حـكــومــيــة – تـجــاريــة } × الرسائل الخاصــة : هي المتبادلة بين الأهل و الأقارب و الأصحاب في المناسبات المختلفة × الرسائل الحكومية : تستعمل بين الإدارات الحكومية أو بين الأفراد و الإدارة الحكومية . × الرسائل التجارية : يتبادلها التجار بعضهم ببعض و هي خاصة بالعمليات التجارية . ×تنقسم الرسائل التجارية إلي: 1- رسائل تجارية عادية . 2-مذكرات. 3-بطاقة البريد . & ملحوظة : ترسل المذكرة و البطاقة البريدية في حالة إرسال بيانات غير رسمية و اختصاراً للوقت و التكاليف . × التقارير: هي عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين و استخلاص النتائج ثم وضع الاقتراحات و التوصيات × المذكرة: تقرير صغير الحجم يتضمن مشكلة بأسلوب متسلسل من موظف أقل إلي الرئيس . × الرسائل الداخلية : هي التي تتم بين الإدارات داخل المنشأة الواحدة × البرقيات : هي رسالة مختصرة و مستعجلة . × شروط البرقية : 1- الوضوح . 2- الدقـة . 3- الاختصار . أنواع البرقيات × داخــــلــــيــــة عادية / مستعجلة / تهنئة / خالصة الرد × خـارجـــيــــة عادية / مستعجلة / خالصة الرد / لاسلكية مع السفر × الغرض منها : 1- زيادة إيضاح البرقية . 2- التأكد من عدم وقوع أي خطأ . 3- أثبـات نـص البرقيـة . × القرارات : هو أسلوب لحل مشاكل معينة يصده شخص له صلاحيات و سلطات و يتضمن البسملة و جهته و رقمه و تاريخ القرار و الحيثيات النظامية التي أستند إليها القرار في جزء مستقل . × النشرات الدورية : قرارات أو أوامر أو تعليمات تنشر كاملة أو ملخصة و تذاع أو تعلن للعاملين بها مثل نشرة بعلاوات أو ترقيات . شروط الدفع المتبعة في التجارة الداخلية : 1- الدفع عند الطلب : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند طلبها . 2- الدفع عند الاستلام : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة عند استلامها . 3- الدفع فواً : يقوم المشتري بدفع ثمن البضاعة خلال ثلاثة أيام من تاريخ الاستلام . 4- الدفع نقداً : يقوم المشتري بالسداد خلال 10 أيام من تاريخ الاستلام . 5- الدفع بالأجل : يقوم المشتري بالسداد بعد مدة معينة متفق عليها { تاريخ الاستحقاق } . شروط التسليم المتبعة في التجارة الداخلية : 1- تسليم محل البائع : يظهر بالفاتورة م . لف و حزم و المشال و الإكراميات و مصاريف نقل بالعربات و م . نقل السكة الحديدية . 2- تسليم محل البائع : و يظهر بالفاتورة م. لف و حزم و أجرة السكة الحديد . 3- تسليم محطة المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط . 4- تسليم محل المشترى : و يظهر بالفاتورة م . لف و حزم فقــط . لاحـــــــظ : في جميع الحالات تظهر م . لـــف و حــــزم فـــقــــط . × الخصــم : هو نسبة مئوية يمنحها البائع للمشتري بمثابة تخفيض من قيمة البضاعة . × أنواع الخصــم : أ) خصم نقدي { خصم تحميل الدفع } : يمنح للمشترى إذا تم السداد قبل الموعد المتفق عليه لا تظهر بالفاتورة . ب ) خصم تجاري : يخصم من ثمن البضاعة المثبت بالفاتورة و يظهر مطروحا من القيمة الكلية للبضاعة . × التسعيرة : هي جدول أو نشرة تصدرها الحكومة يومياً أو أسبوعياً لتحديد أسعار بعض السلع الضرورية و هي أسعار ملزمة للتجار حرصاً علي مصلحة الشعب . × قائمة الأسعار { كتالوج } : هي قوائم أو نشرات يصدها كبار التجار و المنجين فتضمن أصناف البضائع التي يبيعونها أو ينتجونها و السعر المحدد لكل منها ( كتالوج ) بغرض الدعاية لبضائعهم . أنواع الرسائل التجارية 1) رسائل تجارية عادية: تتداول بين التجار بغرض الاستفسار أو تسعير أو طلب بضاعة و كذلك شكوى أو اعتزا عن شيء 2) المذكرة . 3) بطاقة البريد . 1- رسالة استفسار : يرسلها المشترى للبائع يستفسر عن أسعار السلع التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم . 2- رسالة تسعير : يرسلها البائع إلي المشتري رداً علي رسالة الاستفسار بخبرة بالكميات و الأصناف و الأسعار للبضاعة التي يرغب في شرائها و كذلك شروط الدفع و التسليم . 3- رسالة طلب بضاعة : يرسلها المشتري للبائع ردا علي رسالة التسعير يطلب فيها إرسال البضاعة التي يحتاجها بالأسعار و الشروط الواردة برسالة التسعير . 4- الفاتورة : هي مستند يرسله البائع إلي المشتري يبين فيها بالتفصيل أصناف البضاعة المباعة و كمياتها و أسعارها و ثمنها الكلي و كذلك المصاريف التي صرفها البائع علي البضاعة نيابة عن المشتري . نلاحظ : 1- عبارة { ماعدا السهو و الخطـأ } مطبوعة بالفاتورة تعطي الحق للبائع بتصحيح الخطأ الذي يظهر في الفاتورة نتيجة السهو . 2- يلصق بالفاتورة دمغة نوعية ثابتة إذا سددت الفاتورة كلها أو جزء منها ( نقدا أو بشيك ). 5- إشعار التسوية ( مدين ، دائن ) : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري بمبلغ أقل أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ . 6- كشف الحساب : أ) أشعارات التسوية : في حالة وجود خطأ في قيمة الفاتورة أدي إلي مطالبة المشتري " بمبلغ أقل " أو أكثر يحرر البائع للمشتري أشعار تسوية لتصحيح هذا الخطأ . أ) الإشعار الدائن ( خصم ) : يرسله البائع إلي المشتري تصحيح الخطأ أو سهو في الفاتورة الأصلية تسبب عنه مطالبته " بمبلغ أكبر " مما يجب علي المشتري الوفاء بــه. |
العلامات المرجعية |
|
|