الأساليب الإدارية الفعالة

[الاستاذ عوض على]

الثلاثة طرق الأكثر شيوعاَ للتأثير على تحفيز العاملين

1- التحفيز عن طريق الخوف
حينما تكون المؤسسة مهددة بالخطر فإنه يبذل معظم العاملين جهوداً استثنائية لزيادة الإنتاج ، كالحضور مبكراً ، أو حتى البقاء بعد انتهاء وقت العمل ، أو الاجتهاد أكثر مما تتطلبه طبيعة العمل .
وهذه الطريقة هي في الواقع طريقة مؤقتة ، ورغم أنها تسهم كثيراً في زيادة الإنتاج إلا أنها لا تعمِّر طويلاً ، وسرعان ما ينتهي تأثيرها بانتهاء الخطر ، وإذا رغب المسؤولون عن الشركة الاستمرار بتحفيز العاملين عن طريق الخوف ؛ فإن ذلك سيولد الشك في مدى استمرارية العمل والنفور منه لاحقاً .
2- التحفيز عن طريق الحوافز
يعلن بعض المدراء عن مجموعة من الجوائز والمكافآت ، ويضعونها نصب أعين العاملين لشحذ هممهم ، ولكن السؤال .. ماذا بعد الحصول على هذه المكافأة ؟ وإلى أين سيقود ذلك ؟ ولهذا فإن الخطر الكامن في هذه الطريقة هو أن العاملين سيستمرون في توقع المكافآت كلما أنجزوا عملاً في الشركة، وبذلك سيكون مهمة المدراء التفكير باستحداث مكافآت جديدة لحث العاملين على إنجاز مايسند إليهم من أعمال وبخلاف ذلك لن ينجز العاملون إلا الحد الأدنى من العمل .
3- فرص التطوير الذاتي
إذا أردت أن تتبع هذا المبدأ في تحفيز العاملين يجب عليك أولًا أن تصنع لدى العاملين المقدرة على تفهم الهدف الحقيقي من اختيارهم العمل في هذه المؤسسة ، وهو بناء مستقبل للمؤسسة ولهم ، وبالتالي فإن نمو المؤسسة وازدهارها إنما يعود على المؤسسة وعليهم بنتائج عظيمة ، وبذلك فإنهم سيضاعفون جهودهم لأجل ذلك

[الاستاذ عوض على]

ما هي الحاجات التي يحتاجها العاملون ؟ وكيف تفي بها ؟

أ‌- حاجات فسيولوجية
1- ابتدع جواً مريحاً وسليماً للعاملين .
2- اصرف لهم رواتب تنافسية لتأمين مستوى معيشي جيد لهم ولعوائلهم .
3- وفِّر فرصاً للعاملين المحتاجين مالياً يكسبون فيها أجوراً أكثر مثل العمل الإضافي .
ب-حاجات السلامة
4- كن عادلاً مع الجميع .
5- حاول أن تحمي العاملين لديك عن طريق سن قوانين لسلامة الجميع .
6- اتخذ إجراءات صارمة ضد الجرائم والعنف .
7- أمِّن وصول المعلومات للعاملين بصورة منتظمة .
• ملاحظات عن الاستبيان
عندما تعمل استبياناً عن مشاكل العاملين تأكد من أنهم يشعرون :
1- بأن هدفك نبيل .
2- وأنك مهتم فعلاً بحل هذه المشاكل .
3- وأنك لن تستغل أراءهم للنيل منهم ، وتعتبرها شكوى غير مبررة ، وسيشعرون حينئذ أنك تهدف إلى إجراء تحسينات في العمل، وسيساعدونك على ذلك .
ج-الحاجات الاجتماعية
1- شجع العاملين على شكل مجموعات ، وبيِّن الأقسام المختلفة .
2- ابتدع علاقات اجتماعية بين العاملين .
3- بيِّن اهتمامك بالعاملين .
د- كيف تفي الحاجات الذاتية
1- استعمل التغذية الراجعة للإشادة بالعاملين على نحو منتظم .
2- أعط الفرص المشروعة للترقية حسب الكفاءة والمهارة .
3- أشرك العاملين في عملية التخطيط ، واطلب منهم المزيد من الأفكار .
4- استعمل كلمة ( جزاك الله خيراً ، أو أحسنت ، أو أشكرك )
د- حاجات تحقيق الذات
1- أعط الحرية للعاملين على أنها اكتساب للخبرة .
2- وفر الفرص لروح التحدي في العمل .
شجع النمو الوظيفي من خلال التدريب والتعليم .

[الاستاذ عوض على]

عليك أخذ التوصيات التالية بنظر الاعتبار :

• راقب العاملين ، وحاول أن تجد ما يثير عندهم من رغبة أو امتعاض في العمل ، ووفر لهم الفرص والوسائل لإنجاز جيد طالما كانوا قادرين على ذلك .
• عيِّن مجموعات رئيسية من العاملين للاستشارة ، ولا تنس أن تأخذ باقتراحاتهم .
• حاول أن توحي للعاملين بأن كل واحد منهم فريد من نوعه ، وتحرَّى عن مهارات ومواهب كل منهم ، وستكتشف حتماً كفاءات نادرة .
• اعمل استبيانات عن وضع العمل ، ولا تهمل نتائجها إذ أنها ستفيد في تغيير الكثير من أوضاع العمل ، ومن ضمنها وضعك كمدير .
• حاول أن تجري مقابلات مع الذين يتركون العمل لتتعرف على الأسباب التي دعتهم لذلك .
• افترض أن التطور الذاتي للعاملين والإبداع في العمل مهم لك كمدير وكعاملين على حد سواء ، واطلب من العاملين أن يعطوك تصوراتهم عن الوضع المثالي للعمل ، وحاول أن تلبي حاجات العاملين عن طريق إسناد العمل الذي يفي بتلك الحاجات

[الاستاذ عوض على]

أسباب معوقات التحفيز

حاول أن تفكر بالأسباب التي تجعل بعض العاملين لا يشعرون بأي محفز للعمل عندك . وهل تعتقد أن أحد الأسباب التالية موجود في مكان عملك ؟ :
• خوف أو رهبة من المؤسسة .
• كثرة الإجراءات الشكلية التي ليس منها فائدة ، والتي يمكن اختصارها أو تجاوزها .
• شعور العاملين بالقلق لوجود موعد محدد لإنهاء العمل .
• تعارض وتقاطع الأوامر الصادرة من مصادر مختلفة .
• قلة التدريب .
• كثرة سوء التفاهم بين المسئولين والإدارة .
• التقاطع بين أهداف المؤسسة بعيدة المدى مع الأهداف قصيرة المدى .
• قلة التوجيه .
• الأهداف غير واضحة .
• قلة الوقت وقلة المصادر التي يحتاج لها لإنجاز العمل .
• عدم اكتراث الإدارة بتقييم العاملين الجيدين وإسهاماتهم المميزة

[الاستاذ عوض على]

مفهوم نظرية ( x ) ونظرية ( y )

تقوم نظرية [ x ]على إساءة الظن بالعامل ، وأنصارها يقدمون الافتراضات التالية :
• العمل غير مستساغ بالوراثة .
• الإنسان العادي أو المتوسط كسول ، وغير طموح .
• يفضل العاملون إشرافاً مباشراً .
• العمال عادة يتجنبون تحمل المسؤولية .
• الحافز الأساسي للعمل هو الأجور .
• لتحقيق أهداف المؤسسة عليك أن تغدق على العمال بل وترشيهم أحياناً .
أما نظرية [ y ] فتقوم على أساس إحسان الظن بالعامل ، وأنصارها يقدمون الافتراضات التالية :
1- الناس عادة يستمتعون بالعمل .
2- العمل طبيعي كاللعب .
3- تحقيق إنجاز يفتخر به العامل لا يقل شأناً عن الأجور .
4- العمال ملتزمون بعملهم .
5- يميل العاملون إلى الشعور بالمسؤولية .
6- العمال على كافة المستويات يميلون إلى الإبداع والأصالة في العمل إذا أعطوا الفرصة لإظهار ذلك .
افهم أسلوبك الخاص في الإدارة
ليس من المهم أن تكون مديراً تتبع نظرية [ x ] ونظرية [ y ] وإنما المهم أن يكون أسلوبك في الإدارة يحقق أعلى مستويات التحفيز عند العاملين .
إن الأسلوب الذي تفترضه نظرية [ x ] في الإدارة يعتمد على مبدأ عدم الثقة بالعاملين ، وفي ضوء ذلك فإن المدير هنا لا يثق إلا بنفسه ، وهذا ما نسميه بمبدأ " إدارة التحكم والسيطرة " ، وهذا بالتأكيد يخالف تماماً ما تفترضه نظرية [ y ] ، فأسلوب الإدارة حسب هذه النظرية إنما يشيع الثقة المتبادلة بين المدير والعاملين ، وبهذا فإن المدير هنا يفوض العاملين باتخاذ ما يرونه مناسباً لإنجاز العمل بالشكل المطلوب ، وهذا ما نسميه بمبدأ " إدارة تفويض العاملين " .
مبدأ إدارة التحكم والسيطرة ( مفهوم نظرية x )
• يتخذ المدير القرارت دون الرجوع إلى الآخرين .
• يهيمن على سير العمل .
• لا يثق إلا بنفسه وبآرائه .
• يسعى لتحقيق الأهداف التي وضعها بشتى الأساليب .
• يسعى إلى استعمال النظام لضبط سير العمل .
• يعمل بحزم تجاه التلكؤ بالعمل ، أو قلة الإنجاز .
• لا يقبل النقد من الآخرين .
مبدأ إدارة تفويض العاملين ( مفهوم نظرية y )
• يتخذ المدير القرارات بالتشاور مع الآخرين ، ويشعر العاملين بالانتماء إلى المشروع .
• يشجع المبادرات والإبداع في العمل .
• يدرب ويوجه العاملين .
• يكون مثلاً يحتذي به .
• يعترف بالعمل الجيد ويقيمه .
• يساعد العاملين على النمو والتطور وتحمل المسؤولية .
• يشجع العمل الجماعي .
وعليك أخي المسئول باستخدام نظرية [ y ] ، إذ ستبني ثقة متبادلة مع العاملين ، وتعطيهم حق اتخاذ القرار ، وتشجعهم على تحمل المسؤولية والإخلاص للمؤسسة ، وبالتالي سرعة الإنجاز وزيادة الإنتاج ، ولكن مع ذلك تحتاج إلى اتخاذ إجراءات صارمة حينما يسئ العاملون استعمال السلطة ، أو حينما لا يكترثون لسياسة المؤسسة ، ويعطلون العمل ، أو عندما تحدث حالة طوارئ يكون معها احتمال وجود خطر محدق بالمؤسسة .
اكتشف دوافع العاملين واعمل على تلبيتها لصالح العمل