جميع المواد النظريه الصف الاول+ الثانى + الثالث تجاره 3سنوات

[مصراوى22]

فصل الأول

أولا : نظم المعلومات وأهميتها لإدارة المشتريات
لقدصاحبالثورةالصناعيةظهوررجالالأعمالالذيناعتمدوافي تكوينثرواتهمعلىالثرواتالطبيعيةوالعملالجسماني،أما فيعصرناالحاضرعصرالمعرفةفتميزبظهوررجالأعمالاعتمدواا عتمادًاكليًافيتكوينثرواتهمعلىالفكرالبشريوإمكانياته .
وتعد إدارة المعلومات حقل علمي في طريقه إلى أن يصبح أكثر شيوعاً و تنظيماً. و يهتم هذا الفرع العلمي بضمان المداخل التي توصل إلى المعلومات، و توفير الأمان و السرية للمعلومات، و نقل المعلومات و إيصالها إلى من يحتاجها، و خزن المعلومات و استرجاعها عند الطلب.
و إدارة المعلومات هي العملية التي تتضمن إستخدام أدوات تكنولوجيا المعلومات لتوفير إستخدام أكثر فاعلية و كفاءة لكل المعلومات المتاحة لمساعدة المجتمع، أو المنظمة، أو الأفراد في تحقيق أهدافهم. و تتعامل إدارة المعلومات بشكل عام مع الوثائق، و برمجيات الحاسوب، و المعلومات الصوتية و الصورية، و ما إلى ذلك. و يتركز اهتمام إدارة المعلومات حول فاعلية المعلومات، و حداثتها، و دقتها، وسرعة تجهيزها، و كلفتها، و خزنها و إسترجاعها.

وبالتالي تغيرت طبيعة الاقتصاد في عصر العولمة ليصبح اقتصاداً معرفياً. فصناعات المعرفة والإبداع تستهدف إثراء عقل الإنسان وتنويره وتطويره، وزيادة كفاءة العمل.
و يشكل "اقتصاد المعرفة" أحد أعمدة ما يسمى "بالاقتصاد الجديد" في عالم اليوم. ولقد جاء في العديد من الكتابات المتداولة هذه الأيام، صياغات مثل:
ü "المعرفة قوة" .
ü "الأفكار" هي بمثابة "رأس مال معرفي"، سرعان ما تتحول إلى "رأس مال مادي" مدر للربح، مثلما كان الحال مع شركة "مايكروسوفت" و"آبل" في عالم البرمجيات.
وهذا يعني أن "رأس المال المعرفي" أصبح أحد مصادر "ثروات الأمم"، وأحد عناصر القوة في الاقتصاديات والمجتمعات الحديثة الناهضة.
وأصبحالفكرالبشريمنأهمالأصول الاقتصادية ،فالثورةالتكنولوجيةنقلتالاقتصادالعالميمناقتصاد ذيكثافةعماليةورأسماليةإلىمرحلةاقتصادالمعرفةحيثالريادةفيهلمنيعرفلالمنيملك،وأصبحتالمعرفةهيالمادةالخاموعاملمنعواملالإنتاجوالناتجنفسهويظهرذلكجليًافيقطاعالخدماتالذييعتمدبالدرجةالأولىعلىتوفيرالمعلوماتومعالجتهاوالتعاملمعهاوتقديمالخدمةعلىأساسها؛فالاقتصادالكلاسيكي(اقتصادالمواردالذييعتمدعلىالمواردالاقتصاديةغيرالمتجددةكالنفط)عرفعاملينأساسينللإنتاجهماالعملورأسالمال،أماالاقتصادالحديث(اقتصادالمعرفةالذييعتمد
علىالتنميةالبشرية)فيرىأن :
- التكنولوجياوالمعرفةعواملأساسيةفيالإنتاج.
- المعرفةهيالشكلالأساسيلرأسالمال.
- المعرفةجزءرئيسيمنالثروةوالرفاهيةالاجتماعية.
- تراكمالمعرفةهوالذييؤديإلىالنموالاقتصادي.
- الاستثماريجعلالتكنولوجياأكثرقيمةوالعكسبالعكس.
- الاستثمارفيالأبحاثوالتطويروالإبداعالتكنولوجييدفعبالنموالاقتصادي.

عزيزي الطالب بعد أن تعرفت على طبيعة الاقتصاد المعرفي فهل تستطيع أنتفرق بين المفهومالعامللنظام و مفهومالنظامفيمجالنظمالمعلومات؟
يمكنتعريفنظامالمعلوماتالخاصبمنظمةالأعمالبأنهمجموعةمتكاملةمنالعناصرالماديةوالبشريةالتيتعملمعابهدفتسهيلإنجازالوظائفالتشغيلية،كمايهدفأيضاإلىتدعيمعمليةاتخاذالقراراتفيهامنخلالتوفيرالمعلوماتالتييحتاجإليهاالمديرونفي تخطيطعملياتالمنظمةوالرقابةعليهاالجانبالماديفيهذهالنظممايطلقعليهتكنولوجياتشغيلوتبادلالمعلوماتوقدشهدالقرنالعشرينظهوراختراعاتكثيرةومتعددةوحدثتفيهتطوراتتكنولوجيةهائلةخاصةفيمجالاتالاتصالات،الأمرالذيساهمبشكلمباشرفيسرعةعمليةتطويرنظمالمعلوماتفيمنظماتالأعمالمناجلتحقيقأهدافتجارية . ويمكنالقولبأنالتسارعالهائلفيتطورالحاسوبمنذبداياتالستيناتمنالقرنالماضيقداحدثثورةحقيقيةفيتطوروانتشاراستخدامنظمالمعلوماتفيمنظماتالأعمال
المفهومالعامللنظام:هومجموعةمنالعناصرالمترابطةأو المتفاعلةوالتيتشكلوحدةمتكاملة .
مفهومالنظامفيمجالنظمالمعلومات:هومجموعة مكوناتمترابطةتعملسويةباتجاههدفمشتركمنخلالقبولمدخلاتوإنتاجمخرجاتبعمليةتحويلمنظمة .
خصائص نظم المعلومات
ü أحد البرامج المتخصصة الرائدة فى الشرق الأوسط لإدارة موارد المؤسسات من خلال ما يتيحه من قدرات وإمكانيات على مستوى تقنى عالي .
ü يساعد المؤسسة على تحويل البيانات إلى معرفة والمعرفة إلى فعل من خلال تحليل البيانات واستخلاص النتائج بما يساعد فى التخطيط واتخاذ القرارات ورسم السياسات وتصحيح المسار.
ü يعتمد على بيئة الإنترنت لذا لا يحتاج المستخدم إلى تحميل أي برامج مساعدة ... كل ما يحتاجه هو تصفح للإنترنت.




وظائف نظم المعلومات
ü التخطيط الاستراتيجي والخطط التنفيذية.
ü التكليفات والأعمال الطارئة.
ü توثيق الأعمال اليومية وتحديد الانجازات.
ü متابعة التنفيذ ومدى التوافق مع المخطط.
ü التواصل الفكري بين العاملين لتحقيق أهداف المؤسسة.
ü الجمع بين مفاهيم وآليات إدارة الموارد وإدارة العملاء و إدارة الأعمال وإدارة الموارد البشرية فى نظام واحد.

أهمية نظم المعلومات للإدارة المشتريات
ü رفع كفاءة إدارة المشتريات وزيادة فاعليتها.
ü الاستخدام الأمثل لموارد المؤسسة ورفع مستوى الكفاءة بها.
ü تطوير وتنمية الموارد البشرية وحسن إداراتها.
ü تطوير العلاقة مع كل الجهات المتعاملة (الموردين )
ü إتاحة المعلومات الكاملة عن كل ما يخص المؤسسة والعاملين بها.
ü تكامل أعمال المؤسسة في التخطيط والتنفيذ والتقييم والمتابعة.
ü بناء مخزون المعرفة بالمؤسسة الذي يسهم بدورة بتكوين قاعدة بيانات معرفية تسهم في صناعة القرارات الرشيدة .

ثانيا : الحكومة الإلكترونية
اذكر مفهوم الحكومة الإلكترونية ؟

مفهوم الحكومة الإلكترونية
الحكومة الإلكترونية : هي استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في إنجاز الأنشطة الإدارية والخدمية المتعلقة بالدولة والأفراد بشكل دقيق وسريع وآمن .



عزيزي الطالب بعد أن تعرفت على الحكومة الإلكترونية اذكر أهم خصائصها ؟
خصائص الحكومة الإلكترونية هى :
1- تطبيقات تقنية المعلومات والاتصالات في الجهات الحكومية .
2- إنجاز الأنشطة وتسهيل العمل الإداري مثل أنظمة شؤون العاملين ، و أنظمة المالية ، وأنظمة حفظ الملفات ، وأنشطة إدارة المشتريات والمخازن .
3- ترتبط الحكومة الإلكترونية بصورة أساسية بالإدارة العامة وبالأجهزة الحكومية.
4- نظام معلوماتي افتراضي لا يمكن تلمس مكوناته ولاعملياته، وإنما نعرفه من خلال نتائجه وآثاره.
5- يعتمد على التقنية الرقمية (Digital Technique) ذات البنية الإلكترونية.

أهداف الحكومة الإلكترونية
1- تجميع كافة الأنشطة والخدمات المعلوماتية والتفاعلية والتبادلية في موضع واحد هو موقع الحكومة الرسمي على شبكة الإنترنت .
2- تحقيق حالة اتصال دائم بالمواطنين .
3 - تحقيق سرعة وفعالية الربط والتنسيق والأداء والإنجاز بين دوائر الحكومة ذاتها ولكل منها على حده .
4- تحقيق وفرة في الأنفاق الحكومي
بعد أن تعرفت على أهداف الحكومة الإلكترونية اذكر الإطار المنهجي للحكومة الإلكترونية ؟
الإطار المنهجي لنظام الحكومة الإلكترونية يتكون من :
1- إدارة الموارد .
2- إدارة البشر .
3- إدارة العملاء.
4- الإدارة العليا .
وهذه المكونات تدور حول محور البريد الإلكتروني واستخدام تقنية الإنترنت في تبادل البيانات و المعلومات وإنجاز الأعمال الحكومية

محتوى الحكومة الإلكترونية
1- محتوى معلوماتي يغطي كافة الاستعلامات تجاه الجمهور أو فيما بين مؤسسات الدولة أو فيما بينها وبين مؤسسات الأعمال .
2- محتوى خدمي يتيح تقديم كافة الخدمات الحياتية وخدمات الأعمال على الخط
3- محتوى اتصالي ( وهو ما يسمى خلق المجتمعات ) يتيح ربط إنسان الدولة وأجهزة الدولة معا في كل وقت بوسيلة تفاعل يسيرة .

[مصراوى22]

فصل الأول

أولا : نظم المعلومات وأهميتها لإدارة المشتريات
لقدصاحبالثورةالصناعيةظهوررجالالأعمالالذيناعتمدوافي تكوينثرواتهمعلىالثرواتالطبيعيةوالعملالجسماني،أما فيعصرناالحاضرعصرالمعرفةفتميزبظهوررجالأعمالاعتمدواا عتمادًاكليًافيتكوينثرواتهمعلىالفكرالبشريوإمكانياته .
وتعد إدارة المعلومات حقل علمي في طريقه إلى أن يصبح أكثر شيوعاً و تنظيماً. و يهتم هذا الفرع العلمي بضمان المداخل التي توصل إلى المعلومات، و توفير الأمان و السرية للمعلومات، و نقل المعلومات و إيصالها إلى من يحتاجها، و خزن المعلومات و استرجاعها عند الطلب.
و إدارة المعلومات هي العملية التي تتضمن إستخدام أدوات تكنولوجيا المعلومات لتوفير إستخدام أكثر فاعلية و كفاءة لكل المعلومات المتاحة لمساعدة المجتمع، أو المنظمة، أو الأفراد في تحقيق أهدافهم. و تتعامل إدارة المعلومات بشكل عام مع الوثائق، و برمجيات الحاسوب، و المعلومات الصوتية و الصورية، و ما إلى ذلك. و يتركز اهتمام إدارة المعلومات حول فاعلية المعلومات، و حداثتها، و دقتها، وسرعة تجهيزها، و كلفتها، و خزنها و إسترجاعها.

وبالتالي تغيرت طبيعة الاقتصاد في عصر العولمة ليصبح اقتصاداً معرفياً. فصناعات المعرفة والإبداع تستهدف إثراء عقل الإنسان وتنويره وتطويره، وزيادة كفاءة العمل.
و يشكل "اقتصاد المعرفة" أحد أعمدة ما يسمى "بالاقتصاد الجديد" في عالم اليوم. ولقد جاء في العديد من الكتابات المتداولة هذه الأيام، صياغات مثل:
ü "المعرفة قوة" .
ü "الأفكار" هي بمثابة "رأس مال معرفي"، سرعان ما تتحول إلى "رأس مال مادي" مدر للربح، مثلما كان الحال مع شركة "مايكروسوفت" و"آبل" في عالم البرمجيات.
وهذا يعني أن "رأس المال المعرفي" أصبح أحد مصادر "ثروات الأمم"، وأحد عناصر القوة في الاقتصاديات والمجتمعات الحديثة الناهضة.
وأصبحالفكرالبشريمنأهمالأصول الاقتصادية ،فالثورةالتكنولوجيةنقلتالاقتصادالعالميمناقتصاد ذيكثافةعماليةورأسماليةإلىمرحلةاقتصادالمعرفةحيثالريادةفيهلمنيعرفلالمنيملك،وأصبحتالمعرفةهيالمادةالخاموعاملمنعواملالإنتاجوالناتجنفسهويظهرذلكجليًافيقطاعالخدماتالذييعتمدبالدرجةالأولىعلىتوفيرالمعلوماتومعالجتهاوالتعاملمعهاوتقديمالخدمةعلىأساسها؛فالاقتصادالكلاسيكي(اقتصادالمواردالذييعتمدعلىالمواردالاقتصاديةغيرالمتجددةكالنفط)عرفعاملينأساسينللإنتاجهماالعملورأسالمال،أماالاقتصادالحديث(اقتصادالمعرفةالذييعتمد
علىالتنميةالبشرية)فيرىأن :
- التكنولوجياوالمعرفةعواملأساسيةفيالإنتاج.
- المعرفةهيالشكلالأساسيلرأسالمال.
- المعرفةجزءرئيسيمنالثروةوالرفاهيةالاجتماعية.
- تراكمالمعرفةهوالذييؤديإلىالنموالاقتصادي.
- الاستثماريجعلالتكنولوجياأكثرقيمةوالعكسبالعكس.
- الاستثمارفيالأبحاثوالتطويروالإبداعالتكنولوجييدفعبالنموالاقتصادي.

عزيزي الطالب بعد أن تعرفت على طبيعة الاقتصاد المعرفي فهل تستطيع أنتفرق بين المفهومالعامللنظام و مفهومالنظامفيمجالنظمالمعلومات؟
يمكنتعريفنظامالمعلوماتالخاصبمنظمةالأعمالبأنهمجموعةمتكاملةمنالعناصرالماديةوالبشريةالتيتعملمعابهدفتسهيلإنجازالوظائفالتشغيلية،كمايهدفأيضاإلىتدعيمعمليةاتخاذالقراراتفيهامنخلالتوفيرالمعلوماتالتييحتاجإليهاالمديرونفي تخطيطعملياتالمنظمةوالرقابةعليهاالجانبالماديفيهذهالنظممايطلقعليهتكنولوجياتشغيلوتبادلالمعلوماتوقدشهدالقرنالعشرينظهوراختراعاتكثيرةومتعددةوحدثتفيهتطوراتتكنولوجيةهائلةخاصةفيمجالاتالاتصالات،الأمرالذيساهمبشكلمباشرفيسرعةعمليةتطويرنظمالمعلوماتفيمنظماتالأعمالمناجلتحقيقأهدافتجارية . ويمكنالقولبأنالتسارعالهائلفيتطورالحاسوبمنذبداياتالستيناتمنالقرنالماضيقداحدثثورةحقيقيةفيتطوروانتشاراستخدامنظمالمعلوماتفيمنظماتالأعمال
المفهومالعامللنظام:هومجموعةمنالعناصرالمترابطةأو المتفاعلةوالتيتشكلوحدةمتكاملة .
مفهومالنظامفيمجالنظمالمعلومات:هومجموعة مكوناتمترابطةتعملسويةباتجاههدفمشتركمنخلالقبولمدخلاتوإنتاجمخرجاتبعمليةتحويلمنظمة .
خصائص نظم المعلومات
ü أحد البرامج المتخصصة الرائدة فى الشرق الأوسط لإدارة موارد المؤسسات من خلال ما يتيحه من قدرات وإمكانيات على مستوى تقنى عالي .
ü يساعد المؤسسة على تحويل البيانات إلى معرفة والمعرفة إلى فعل من خلال تحليل البيانات واستخلاص النتائج بما يساعد فى التخطيط واتخاذ القرارات ورسم السياسات وتصحيح المسار.
ü يعتمد على بيئة الإنترنت لذا لا يحتاج المستخدم إلى تحميل أي برامج مساعدة ... كل ما يحتاجه هو تصفح للإنترنت.




وظائف نظم المعلومات
ü التخطيط الاستراتيجي والخطط التنفيذية.
ü التكليفات والأعمال الطارئة.
ü توثيق الأعمال اليومية وتحديد الانجازات.
ü متابعة التنفيذ ومدى التوافق مع المخطط.
ü التواصل الفكري بين العاملين لتحقيق أهداف المؤسسة.
ü الجمع بين مفاهيم وآليات إدارة الموارد وإدارة العملاء و إدارة الأعمال وإدارة الموارد البشرية فى نظام واحد.

أهمية نظم المعلومات للإدارة المشتريات
ü رفع كفاءة إدارة المشتريات وزيادة فاعليتها.
ü الاستخدام الأمثل لموارد المؤسسة ورفع مستوى الكفاءة بها.
ü تطوير وتنمية الموارد البشرية وحسن إداراتها.
ü تطوير العلاقة مع كل الجهات المتعاملة (الموردين )
ü إتاحة المعلومات الكاملة عن كل ما يخص المؤسسة والعاملين بها.
ü تكامل أعمال المؤسسة في التخطيط والتنفيذ والتقييم والمتابعة.
ü بناء مخزون المعرفة بالمؤسسة الذي يسهم بدورة بتكوين قاعدة بيانات معرفية تسهم في صناعة القرارات الرشيدة .

ثانيا : الحكومة الإلكترونية
اذكر مفهوم الحكومة الإلكترونية ؟

مفهوم الحكومة الإلكترونية
الحكومة الإلكترونية : هي استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في إنجاز الأنشطة الإدارية والخدمية المتعلقة بالدولة والأفراد بشكل دقيق وسريع وآمن .



عزيزي الطالب بعد أن تعرفت على الحكومة الإلكترونية اذكر أهم خصائصها ؟
خصائص الحكومة الإلكترونية هى :
1- تطبيقات تقنية المعلومات والاتصالات في الجهات الحكومية .
2- إنجاز الأنشطة وتسهيل العمل الإداري مثل أنظمة شؤون العاملين ، و أنظمة المالية ، وأنظمة حفظ الملفات ، وأنشطة إدارة المشتريات والمخازن .
3- ترتبط الحكومة الإلكترونية بصورة أساسية بالإدارة العامة وبالأجهزة الحكومية.
4- نظام معلوماتي افتراضي لا يمكن تلمس مكوناته ولاعملياته، وإنما نعرفه من خلال نتائجه وآثاره.
5- يعتمد على التقنية الرقمية (Digital Technique) ذات البنية الإلكترونية.

أهداف الحكومة الإلكترونية
1- تجميع كافة الأنشطة والخدمات المعلوماتية والتفاعلية والتبادلية في موضع واحد هو موقع الحكومة الرسمي على شبكة الإنترنت .
2- تحقيق حالة اتصال دائم بالمواطنين .
3 - تحقيق سرعة وفعالية الربط والتنسيق والأداء والإنجاز بين دوائر الحكومة ذاتها ولكل منها على حده .
4- تحقيق وفرة في الأنفاق الحكومي
بعد أن تعرفت على أهداف الحكومة الإلكترونية اذكر الإطار المنهجي للحكومة الإلكترونية ؟
الإطار المنهجي لنظام الحكومة الإلكترونية يتكون من :
1- إدارة الموارد .
2- إدارة البشر .
3- إدارة العملاء.
4- الإدارة العليا .
وهذه المكونات تدور حول محور البريد الإلكتروني واستخدام تقنية الإنترنت في تبادل البيانات و المعلومات وإنجاز الأعمال الحكومية

محتوى الحكومة الإلكترونية
1- محتوى معلوماتي يغطي كافة الاستعلامات تجاه الجمهور أو فيما بين مؤسسات الدولة أو فيما بينها وبين مؤسسات الأعمال .
2- محتوى خدمي يتيح تقديم كافة الخدمات الحياتية وخدمات الأعمال على الخط
3- محتوى اتصالي ( وهو ما يسمى خلق المجتمعات ) يتيح ربط إنسان الدولة وأجهزة الدولة معا في كل وقت بوسيلة تفاعل يسيرة .

[مصراوى22]

الفصل الثاني
وظائف الإدارة في ظل الحكومة الإلكترونية

]

المبادئ العامة للإدارة
هناك مجموعة من المبادئ العامة للإدارة التى يجب مراعاتها عند تحديد وظائف الإدارة في ظل الحكومة الإلكترونية تتمثل فيما يلي :
1- تقسيم العمل
التخصص يتيح للعاملين والمدراء كسب البراعة والضبط والدقة والتي ستزيد من جودة المخرجات. وبالتالي نحصل على فعالية أكثر في العمل بنفس الجهد المبذول.

2- السلطة
إن إعطاء الأوامر والصلاحيات للمنطقة الصحيحة هي جوهر السلطة. والسلطة متأصلة في الأشخاص والمناصب فلا يمكن تصورها كجزء من المسؤولية.

3- الفهم
يتمثل في الطاعة والتطبيق والفهم والسلوك والعلاقات الخارجية ذات الصلة بين صاحب العمل والموظفين. هذا العنصر مهم جدا في أي عمل، من غيره لا يمكن لأي مشروع أن ينجح، وهذا هو دور القادة.

4- وحدة مصدر الأوامر
يجب أن يتلقى الموظفون أوامرهم من مشرف واحد فقط. بشكل عام يعتبر وجود مشرف واحد أفضل من الازدواجية في الأوامر.
5- يد واحدة وخطة عمل واحدة
مشرف واحد بمجموعة من الأهداف يجب أن يدير مجموعة من العمليات لها نفس الأهداف.
6- إخضاع الاهتمامات الفردية للاهتمامات العامة
إن اهتمام فرد أو مجموعة في العمل يجب أن لا يطغى على اهتمامات المنظمة.
7- مكافآت الموظفين
قيمة المكافآت المدفوعة يجب أن تكون مرضية لكل من الموظفين وصاحب العمل. ومستوى الدفع يعتمد على قيمة الموظفين بالنسبة للمنظمة. وتحلل هذه القيمة لعدة عوامل مثل: تكاليف الحياة، توفر الموظفين، والظروف العامة للعمل.
8- الموازنة بين تقليل وزيادة الاهتمامات الفردية
هنالك إجراءات من شأنها تقليل الاهتمامات الفردية. بينما تقوم إجراءات أخرى بزيادتها. في كل الحالات يجب الموازنة بين هذين الأمرين.

8- قنوات الاتصال:
السلسلة الرسمية للمدراء من المستوى الأعلى للأدنى "تسمى الخطوط الرسمية للأوامر". والمدراء هم حلقات الوصل في هذه السلسلة. فعليهم الاتصال من خلال القنوات الموجودة فيها. وبالإمكان تجاوز هذه القنوات فقط عندما توجد حاجة حقيقة للمشرفين لتجاوزها وتتم الموافقة بينهم على ذلك.
9- الأوامر
الهدف من الأوامر هو تفادي الهدر والخسائر.
10- العدالة
المراعاة والإنصاف يجب أن يمارسوا من قبل جميع الأشخاص في السلطة.
11- استقرار الموظفين
يقصد بالاستقرار بقاء الموظف في عمله وعدم نقله من عمل لآخر. ينتج عن تقليل نقل الموظفين من وظيفة لأخرى فعالية أكثر ونفقات أقل.
12- روح المبادرة:
يجب أن يسمح للموظفين بالتعبير بحرية عن مقترحاتهم وآرائهم وأفكارهم على كافة المستويات. فالمدير القادر على إتاحة هذه الفرصة لموظفيه أفضل بكثير من المدير الغير قادر على ذلك.
13- إضفاء روح المرح للمجموعة:
في الوحدات التي بها شدة: على المدراء تعزيز روح الألفة والترابط بين الموظفين ومنع أي أمر يعيق هذا التآلف.
اذكر وظائف الإدارة في ظل الحكومة الإلكترونية؟
أولا : التخطيط الالكتروني
يعد التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة الحديثة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن هذه الأسئلة الأربعة الآتية :
1. ماذا نريد أن نفعل؟
2. أين نحن من ذلك الهدف الآن؟
3. ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟
4. ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟
من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال:
1. تحديد الموارد المطلوبة.
2. تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.
3. تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).
4. تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.
ولقدتعددتتعريفاتالتخطيطبتعددالكتابحولالموضوع،حيثعرف هأحدهمبأنه"إحدىوظائفالإدارةالتيتشتملعلىتعريفوتحديد أهدافالمنظمة،واختيارالسياسات،وتحديدالإجراءات،وبلور ةالطرقالتيتؤديإلىتحقيقهذهالأهداف"
بينمايرىبعضهمالتخطيطوسيلةتمكن منتحديدأفضلالطرقلتنفيذعملمعين،ويعتبر أداةمنأدواتالإدارةعلىمختلفمستوياتهاوالتيتساعدهاعلى وضعأفضلالحلولللمشاكلالتيتواجهها.
وللتخطيطدعامتانأساسيتانهما :" الأهداف والتنبؤ"
o الاهداف : وتعرفعلىأنهاالغاياتالمطلوبالوصولإليها،
o التنبؤ :فهووضعافتراضاتعماستكونعليهالأحوالفيالمستقبل.
ويتضمنالتخطيط عدةعناصركالسياساتوالإجراءاتوالقواعدوالموازناتالتخط يطيةوالبرامج.
وفيضوءماسبقيتوجبعلىإدارةالمشترياتعندتخطيطهالهذهالو ظيفةالتنبؤبالسلعالتييطلبهاالمستهلكونوفيأيشكلمنالأش كالوالأنواعوماهومعدلاستهلاكهااليوميأوالأسبوعيأوالش هريأوالسنوي. وهذايعنيوجوبتخطيطالشراءوفقاًلاحتياجاتالإداراتالمخت لفةفيالمنشأة.
إنهدفالتخطيطفيمايتعلقبالشراءهوترشيدالتكاليفمنخلالاخت يارالبديلالأحسنبالنسبةلأسعارالشراءوالكمياتالمطلوبة والتوقيتالزمنيللشراء. وهذايعنيأنالتحديدالدقيقلأنواعالموادالمطلوبةوكمياته االمناسبةوتوفيرهافيالزمنوالسعرالمناسبومنمصادرالتور يدالأفضلجميعهاتشكلضوابطمحددةللتخطيطالجيدللشراء.
ضوابط نوعية :
يأتيتحديدجودةالموادالمطلوبشراؤهافيمقدمةضوابطالتخطي طالجيدللشراء.والمقصودبالجودةتوافرمجموعةالمواصفاتفي البنيةالأساسيةللموادوالأصنافالمزمعشراؤها.ونعنيبمست وىالجودةهناالمستوىالمناسبوليسالمستوىالأفضلنظراًلار تباطالمستوىالأحسنبعناصروعواملقدتخرجعنحدوداقتصاديات التشغيلالأمثلداخلالمؤسسة،حيثأنجودةالسلعةمرتبطةارتب اطاًوثيقاًبعنصرالتكلفة.وتقعمسؤوليةتحديدمستوىجودة الموادالمطلوبةعلىكافةالوحداتالإداريةفيالمؤسسة.ويكو ندورإدارةالمشترياتبهذاالخصوصبمراجعةجداولالاحتياجات ودقةالمواصفاتلكلصنفمزمعشراؤهلاتخاذكافة

[

[مصراوى22]

الإدارة في ظل الحكومة الإلكترونية

]

المبادئ العامة للإدارة
هناك مجموعة من المبادئ العامة للإدارة التى يجب مراعاتها عند تحديد وظائف الإدارة في ظل الحكومة الإلكترونية تتمثل فيما يلي :
1- تقسيم العمل
التخصص يتيح للعاملين والمدراء كسب البراعة والضبط والدقة والتي ستزيد من جودة المخرجات. وبالتالي نحصل على فعالية أكثر في العمل بنفس الجهد المبذول.

2- السلطة
إن إعطاء الأوامر والصلاحيات للمنطقة الصحيحة هي جوهر السلطة. والسلطة متأصلة في الأشخاص والمناصب فلا يمكن تصورها كجزء من المسؤولية.

3- الفهم
يتمثل في الطاعة والتطبيق والفهم والسلوك والعلاقات الخارجية ذات الصلة بين صاحب العمل والموظفين. هذا العنصر مهم جدا في أي عمل، من غيره لا يمكن لأي مشروع أن ينجح، وهذا هو دور القادة.

4- وحدة مصدر الأوامر
يجب أن يتلقى الموظفون أوامرهم من مشرف واحد فقط. بشكل عام يعتبر وجود مشرف واحد أفضل من الازدواجية في الأوامر.
5- يد واحدة وخطة عمل واحدة
مشرف واحد بمجموعة من الأهداف يجب أن يدير مجموعة من العمليات لها نفس الأهداف.
6- إخضاع الاهتمامات الفردية للاهتمامات العامة
إن اهتمام فرد أو مجموعة في العمل يجب أن لا يطغى على اهتمامات المنظمة.
7- مكافآت الموظفين
قيمة المكافآت المدفوعة يجب أن تكون مرضية لكل من الموظفين وصاحب العمل. ومستوى الدفع يعتمد على قيمة الموظفين بالنسبة للمنظمة. وتحلل هذه القيمة لعدة عوامل مثل: تكاليف الحياة، توفر الموظفين، والظروف العامة للعمل.
8- الموازنة بين تقليل وزيادة الاهتمامات الفردية
هنالك إجراءات من شأنها تقليل الاهتمامات الفردية. بينما تقوم إجراءات أخرى بزيادتها. في كل الحالات يجب الموازنة بين هذين الأمرين.

8- قنوات الاتصال:
السلسلة الرسمية للمدراء من المستوى الأعلى للأدنى "تسمى الخطوط الرسمية للأوامر". والمدراء هم حلقات الوصل في هذه السلسلة. فعليهم الاتصال من خلال القنوات الموجودة فيها. وبالإمكان تجاوز هذه القنوات فقط عندما توجد حاجة حقيقة للمشرفين لتجاوزها وتتم الموافقة بينهم على ذلك.
9- الأوامر
الهدف من الأوامر هو تفادي الهدر والخسائر.
10- العدالة
المراعاة والإنصاف يجب أن يمارسوا من قبل جميع الأشخاص في السلطة.
11- استقرار الموظفين
يقصد بالاستقرار بقاء الموظف في عمله وعدم نقله من عمل لآخر. ينتج عن تقليل نقل الموظفين من وظيفة لأخرى فعالية أكثر ونفقات أقل.
12- روح المبادرة:
يجب أن يسمح للموظفين بالتعبير بحرية عن مقترحاتهم وآرائهم وأفكارهم على كافة المستويات. فالمدير القادر على إتاحة هذه الفرصة لموظفيه أفضل بكثير من المدير الغير قادر على ذلك.
13- إضفاء روح المرح للمجموعة:
في الوحدات التي بها شدة: على المدراء تعزيز روح الألفة والترابط بين الموظفين ومنع أي أمر يعيق هذا التآلف.
اذكر وظائف الإدارة في ظل الحكومة الإلكترونية؟
أولا : التخطيط الالكتروني
يعد التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة الحديثة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن هذه الأسئلة الأربعة الآتية :
1. ماذا نريد أن نفعل؟
2. أين نحن من ذلك الهدف الآن؟
3. ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟
4. ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟
من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال:
1. تحديد الموارد المطلوبة.
2. تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.
3. تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).
4. تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.
ولقدتعددتتعريفاتالتخطيطبتعددالكتابحولالموضوع،حيثعرف هأحدهمبأنه"إحدىوظائفالإدارةالتيتشتملعلىتعريفوتحديد أهدافالمنظمة،واختيارالسياسات،وتحديدالإجراءات،وبلور ةالطرقالتيتؤديإلىتحقيقهذهالأهداف"
بينمايرىبعضهمالتخطيطوسيلةتمكن منتحديدأفضلالطرقلتنفيذعملمعين،ويعتبر أداةمنأدواتالإدارةعلىمختلفمستوياتهاوالتيتساعدهاعلى وضعأفضلالحلولللمشاكلالتيتواجهها.
وللتخطيطدعامتانأساسيتانهما :" الأهداف والتنبؤ"
o الاهداف : وتعرفعلىأنهاالغاياتالمطلوبالوصولإليها،
o التنبؤ :فهووضعافتراضاتعماستكونعليهالأحوالفيالمستقبل.
ويتضمنالتخطيط عدةعناصركالسياساتوالإجراءاتوالقواعدوالموازناتالتخط يطيةوالبرامج.
وفيضوءماسبقيتوجبعلىإدارةالمشترياتعندتخطيطهالهذهالو ظيفةالتنبؤبالسلعالتييطلبهاالمستهلكونوفيأيشكلمنالأش كالوالأنواعوماهومعدلاستهلاكهااليوميأوالأسبوعيأوالش هريأوالسنوي. وهذايعنيوجوبتخطيطالشراءوفقاًلاحتياجاتالإداراتالمخت لفةفيالمنشأة.
إنهدفالتخطيطفيمايتعلقبالشراءهوترشيدالتكاليفمنخلالاخت يارالبديلالأحسنبالنسبةلأسعارالشراءوالكمياتالمطلوبة والتوقيتالزمنيللشراء. وهذايعنيأنالتحديدالدقيقلأنواعالموادالمطلوبةوكمياته االمناسبةوتوفيرهافيالزمنوالسعرالمناسبومنمصادرالتور يدالأفضلجميعهاتشكلضوابطمحددةللتخطيطالجيدللشراء.
ضوابط نوعية :
يأتيتحديدجودةالموادالمطلوبشراؤهافيمقدمةضوابطالتخطي طالجيدللشراء.والمقصودبالجودةتوافرمجموعةالمواصفاتفي البنيةالأساسيةللموادوالأصنافالمزمعشراؤها.ونعنيبمست وىالجودةهناالمستوىالمناسبوليسالمستوىالأفضلنظراًلار تباطالمستوىالأحسنبعناصروعواملقدتخرجعنحدوداقتصاديات التشغيلالأمثلداخلالمؤسسة،حيثأنجودةالسلعةمرتبطةارتب اطاًوثيقاًبعنصرالتكلفة.وتقعمسؤوليةتحديدمستوىجودة الموادالمطلوبةعلىكافةالوحداتالإداريةفيالمؤسسة.ويكو ندورإدارةالمشترياتبهذاالخصوصبمراجعةجداولالاحتياجات ودقةالمواصفاتلكلصنفمزمعشراؤهلاتخاذكافة

لإجراءاتالسليمةالواجبإتباعهافيهذاالخصوص.
ضوابط كمية:
يعتبرتحديدالكمياتالمناسبةمنالموادوالأجهزةالمطلوبشر اؤهامنالمحدداتالرئيسيةللتخطيطالجيدلسياساتالشراء،وذ لكلأنالتحديدغيرالدقيقللموادوالسلعالمطلوبشراؤهايؤدي أماإلىشراءكمياتأكثرمنالاحتياجاتالفعليةوبالتاليتجمي دالأموالفيموادمخزونةغيرمطلوبة،وبالتاليلايتحققالاست خدامالأمثلللمالالعام،أوأنتكونالكمياتالمشتراةاقلمنا لاحتياجاتالفعليةالأمرالذيسيؤديإلىآثارسلبيةعلىإنجاز العملوتوقفتقديمالخدمةالعامة. وفيكلتاالحالتينفأنالنتيجةالنهائيةستكونالإخلالبأصول وإدارةالمالالعام. ولبناءخطةالاحتياجاتمنالموادواللوازمالمشتراةعلىأسسس ليمةيجبإتباعالمدخلالعلميللتخطيطوعدمالاعتمادعلىالخب رةالشخصيةفقط.وهناكمجموعةمنالاعتباراتالتييجبأخذهافي الحسبانعندتحديدالكمياتالمطلوبةمنأهمها:
طبيعةاستخدامالمواد: مؤقتة- منتظمة- مستمرة- متغيرة.
معدلاتسحبهامنالمخازن: سريعة–بطيئة .
معدلاتاستهلاكها :كبيرة–صغيرة.
تحديدالحجمالاقتصاديللطلبيةمنالموادالمشتراة :
إنعمليةتحديدالكميةالمناسبةمنالموادالمشتراةتعتبرمدخ لامنالمداخلالمؤثرةعلىإدارةنشاطالشراءبالكفايةالمطلو بةممايستدعيالاهتمامبهاوتوخيالدقةعندالتخطيطلها،ولتح قيقذلكفأنالأمريتطلبتحديددقيقلتكلفةالتخزينوتكلفةالش راءوالبنودالمرتبطةبهما.وتشملتكلفةالتخزين:العائدالممكنتحقيقهمنالأموالالمستثمرةفيالمخزونوتكلف ةالتأمينعلىالمخزون،وتكلفةالفاقد.
أماتكلفةالشراء:فتشملإجماليالتكاليفالسنويةالمترتبةعلىأداءأعمالالشر اء.

ملحوظة : تتحقق الكمية الاقتصادية للطلبية عندما تكون تكلفة التخزين مساوية لتكلفة الشراء.

ضوابط زمنية:
عنصرالزمن منالعناصرالمؤثرةعلىوجودسياسةالشراءالمخططةمنخلالإعد ادجداولاحتياجاتالإداراتالطالبةوربطهابتوقيتالحاجةمن الموادالمطلوبةواللازمةلتنفيذأنشطةوبرامجهذهالإدارات . وهنالابدمنالإشارةإلىأهميةتزويدالإداراتالطالبةباحتي اجاتهامنالموادالمطلوبةقبلالبدءبتنفيذبرامجهابفترةكا فيةتسمحلإدارةالشراءبإتمامالإجراءاتالمختلفةطبقالأصو لهاالمتعارفعليهاوبدونتعجل،وذلكلمايسببهعنصرالسرعةفي اتخاذقراراتالشراءمنارتفاعتكلفةشراء
الموادكمايتوجبعليهالإلمامبالظروفالتجاريةالمحيطةوال اتجاهاتالسوقيةالخاصةبالسلع والموادالتيتحتاجهاالمنشأة. فعندماتكونالأسعارآخذةفيالصعودتكونسياسةالشراءالمتبع ة هيزيادةكميةالموادالمشتراهوبالعكس.

ومما سبق يتضح أن مفهوم التخطيط الالكتروني
هو تلك الوظيفة الإدارية التي تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية باستخدام التقنيات الحديثة .


بعد أن تعرفت على مفهوم التخطيط الالكتروني هناك مجموعة من الخصائص تميزه عن التخطيط التقليدي هى :
1- التخطيط عملية ديناميكية مستمرة وقابلة للتجديد .
2- الدقة في عملية التخطيط بسسب تدفق المعلومات للمنظمة.
3-جميع العاملين في التخطيط الالكتروني يقومون بعملية التخطيط .
4- التغيير المستمر في الخطط وإعادة كتابتها الكترونياً في كل مرة.
5- الخطة الإلكترونية ذات مرونة عالية جداً

أنواع التخطيط
تتمثل أنواع التخطيط في ثلاثة أنواع هى :
1- التخطيطالاستراتيجي
يهتم التخطيط الاستراتيجيبالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيط الاستراتيجي ويوجّه من قبل المستوىالإداري الأعلى.
وأهدافالتخطيط الاستراتيجي هي :
ü إيجاد خطة عامة طويلة المدىتبين المهام والمسؤوليات للمنظمة.
ü إيجاد مشاركة متعددةالمستويات في العملية التخطيطية.
ü تطوير المنظمة من حيث تآلفخطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.
2- التخطيطالتكتيكي
يركز التخطيط التكتيكي علىتنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الإستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم بهكل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولاً عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخططأقصر من مدى الخطط الاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجبإنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمنظمة.
3- التخطيطالتنفيذي
يستخدم المدير التخطيطالتنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر. كمثال على الخطط ذاتالاستخدام الواحد خطة الموازنة. أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياساتوالإجراءات.
خطوات إعدادالخطط التنفيذية
الخطوة الأولى: وضعالأهداف: تحديد الأهدافالمستقبلية.
الخطوة الثانية:تحليل وتقييم البيئة:تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.
الخطوة الثالثة:تحديد البدائل: بناءقائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.
الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمةبناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.
الخطوة الخامسة:اختيار الحل الأمثل:اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
الخطوة السادسة:تنفيذ الخطة: تحديدمن سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعدادالتقارير.
الخطوة السابعة:مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمةلها.
بعد أن تعرفت على أنواع التخطيط

اذكر خطوات التخطيط الالكتروني ؟

التخطيط للإدارة الإلكترونية يسير وفق الخطوات التالية :
1- وضع كل ما يمكنك من معلومات في شكل إلكتروني على الإنترنت
من خلال نماذج للتعامل مع المواطن ومع القطاع الخاص ومع المؤسسات الحكومية
2- تصنيف الخدمات بطريقة صحيحة عبر الإنترنت
ü تبعا لنوع الخدمة مثل:
( خدمات شخصية- خدمات تجارية - خدمات تعليمية - خدمات صحية )
ü تبعا لمراحل العمر مثل :
( شهادة ميلاد – الكشف الطبي – الالتحاق بالمدارس – خدمات التجنيد – خدمات انتخابية- خدمات التشغيل والتوظيف)
ü تبعا لنوع المستفيدين من الخدمة مثل:
(خدمات فردية تقدم للمواطن- خدمات مؤسسية تقدم للشركات والنوادي)
3- الحفاظ على أمن المعلومات والتعاملات .
4- توفير التمويل الكافي لان المشروع يحتاج إلي أموال كبيرة و طائلة يجب البحث عن مصدر رسوم دائمة لسد نفقات التشغيل .
5- توظيف العناصر الماهرة وإشاعة ثقافة التدريب ونشر الثقافة الإلكترونية المبسطة والمتقدمة .
6- الإطلاع على تجارب وإنجازات الحكومات الإلكترونية التي سبقت ولها نفس الظروف .
7- توعية المواطنين والإدارات الحكومية بفوائد الحكومة الإلكترونية .

ثانيا : التنظيم الالكتروني :
يعرف التنظيم الالكتروني على أنه الوظيفة الإدارية التي تهتم بالموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات وذلك في ضوء قواعد البيانات والتكنولوجيا الرقمية .

خصائص التنظيم الالكتروني تتمثل فيما يلي :
1- التقسيم الإداري وهو الانتقال من التقسيم الإداري التقليدي إلى التنظيم الخلوي المتوسع القائم على تحالفات داخلية وخارجية
2- سلطة الأوامر وتتميز سلطة الأوامر بما يلي :
ü الانتقال إلى الوحدات الاستشارية
ü الانتقال إلى الإدارة "الإدارة الذاتية"
ü الانتقال من رئيس مباشر واحد إلى تعدد الرؤساء المباشرين
3- الرسمية وتتميز الرسمية بما يلي :
أ. الانتقال من التعليمات الحرفية إلى السياسات المرنة
ب. الانتقال إلى إدارة الذات والفرق المداراة ذاتياً
ج. الانتقال إلى جداول العمل المرنة والمتغيرة
4- المركزية واللامركزية وتتميز بما يلي :
أ- المركزية :هى تعدد مراكز السلطة .
ب- اللامركزية :هى الوحدات المستقلة ذات إدارة ذاتية
خطوات عملية التنظيم الالكتروني
الخطوة الأولى: احترام الخطط والأهداف
الخطط تملي على المنظمة الغاية والأنشطة التي يجب أن تسعى لإنجازها. من الممكن إنشاء إدارات جديدة، أو إعطاء مسؤوليات جديدة لبعض الإدارات القديمة، كما أنه من الممكن إلغاء بعض الإدارات. أيضا قد تنشأ علاقات جديدة بين مستويات اتخاذ القرارات. فالتنظيم سينشئ الهيكل الجديد للعلاقات ويقيّد العلاقات المعمول بها الآن.
الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف
ما هي الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف التنظيمية المحددة؟ يجب إعداد قائمة بالمهام الواجب إنجازها ابتداء بالأعمال المستمرة (التي تتكرر عدة مرات) وانتهاء بالمهام التي تنجز لمرة واحدة.
الخطوة الثالثة: تصنيف الأنشطة
المدراء مطالبون بإنجاز ثلاث عمليات:
1) فحص كل نشاط تم تحديده لمعرفة طبيعته (تسويق، إنتاج، . الخ).
2) وضع الأنشطة في مجموعات بناء على هذه العلاقات.
3) البدء بتصميم الأجزاء الأساسية من الهيكل التنظيمي.
الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات
إن مفهوم الحصص كقاعدة لهذه الخطوة هو أصل العمل التنظيمي. في بدء الإدارات، الطبيعة، الغاية، المهام، وأداء الإدارة يجب أن يحدد أولا كأساس للسلطة. هذه الخطوة مهمة في بداية وأثناء العملية التنظيمية.

الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العلاقات
هذه الخطوة تحدد العلاقات الرأسية والعرضية (الأفقية) في المنظمة ككل. الهيكل الأفقي يبين من هو المسئول عن كل مهمة. أما الهيكل الرأسي فيقوم بالتالي:
1. يعرف علاقات العمل بين الإدارات العاملة.
2. يجعل القرار النهائي تحت السيطرة (فعدد المرؤوسين تحت كل مدير واضح).

السلطةوالمسئوليةوالتفويض
خطوطالسلطة
يتطورالتنظيموينموكنتيجةلتقسيمالعملوظهورالتخصصوزياد ةعددالعاملينفىالمنظمة،ويتطلبالأمر فىهذهالحالةتحديدالعلاقاتبينالأفرادوموازنتهاحتىيكون شكلالاتصالبينهمسليماًويتمتنفيذالعملبكفاءة،ويجبأنتح ددسلطاتكلفردومنثممسئولياتهأيضاً،والوسيلةالرسميةلذل كهىالسلطةكذلكفإننموالتنظيميتطلبالبدءفىتفويضالسلطةب ينالمديرينومعاونيهم٠وينشأنموالتنظيممايسمىبسلسةخطال سلطةمتدرجامنأعلىمستوىفىالتنظيمإلىأدنىمستوىوقديطلقع ليهالشكلالهرمي.اذاخطالسلطةالتنفيذيهوأيخطيتجهمنرئيس إلىمرؤوس٠وعلىنفسالمنوالهناكخطسلطةللمستشارينالذيتنش أالحاجةإلىوجودهموليسللمستشارسلطةفهولايصدرالأوامرإل ىالوحداتالأدنىفىالتنظيمفكلعملالمستشارتقديمالمشورةإ لىالتنفيذيينلدفعالتنظيمنحوتحقيقأهدافه٠

تفويضالسلطة
تفويضالسلطةوسيلةللمشاركةفىالسلطة٠ويعنىأنالمديريمنح جزءمنسلطتهلمديرأدنىمنهويمرتفويضالسلطةبثلاثخطوطهما :
أ – تخصيصالعملللأفراد
بمعنىأنكلفردفىالتنظيميحددلهجزءمنالعمليكونمناختصاصه وعلهأنيؤديه٠

ب – منححقاستخدامالموارد
كثيرًاماتعرفالسلطةبأنهاالحقفىاستخدامالموارد٠ففىالش ركةالمساهمةيكونللجمعيةالعموميةالحق–السلطة–فىاستخدا مالموارد،إلاأنهاتفوضهذهالسلطةإلىمجلسالإدارةالذييمن حبعضهاإلىالمديرينوهكذا٠

ج – تحديدالمسئوليات
إذافوضتلفردسلطةأداءعملمعينفإنهذاالشيءيعدالتزامًابأ داءالعملويسمىهذاالالتزامبالمسئولية٠ونعنىبالمسئولية حقمحاسبةالفردعنالعملالمسندإليه٠

وليستفويضالسلطةبالأمرالسهل،حيثينتجعنهعمليا–رغمضرور ياته–العديدمنالمشكلات،فقدتنشأمشكلاتتمنعالتفويضوتؤد ىإلىزيادةأعباءالرؤساءوإحباطالمرؤوسينمنها:
منناحيةالرئيسيرى:
أ - شعورالرئيسأنهأقدرعلىتأديةالعملعنالمرؤوس٠
ب - عدمثقةالرئيسفىالآخرينحيثيشعرأنالمرؤوسسوفيفسدهذاالع مل.
ج -شعورالرئيسبأنةسوفيفقدأهميتهاإذاتركالآخرينيؤدونهذاا لعملبدلامنه.
والواقعأنالعقباتالثلاثالمشارإليهايعكسعدمفهمالمديرل معنىالتفويض٠فالتفويضلايفقدالمديرأهميته،وإنمايعفيهم نالأعمالالتفصيليةويقللأعباءةويمنحهالقدرةعلىالتركيز فىالأعمالالهامة،
ويمنحالمرؤوسينفىذاتالوقتفرصةلمزيدمنالخبرةوتعلمكيفي ةاتخاذالقرارات٠

منناحيةالمرؤوسفقديرى:
أ - إنالأسهلوالأسلمأناسألالرئيس،فلماذاأبذلأناجهدافىالت فكيرأوتحملمسئوليةاتخاذالقرار٠
ب - لماذاأعملأنابينمايحصلهوعلىالجزاء٠
ج - لاأحديخبرنيبمايجبأنأعمله؟ويدعىالمرؤوسونذلكإذالمتكن السلطاتوالمسئولياتمحددةبدقةوالأعمالمخصصةعلىوجهالتح ديد٠

ثالثا : القيادة الإلكترونية
"هي تلك القيادة الإستراتيجية التي تعتمد على استخدام تكنولوجيا المعلومات في قيادة المرؤوسين "
ومن خلال هذا التعريف نجد أن القيادة الإلكترونية تعتمد على مدخلين هما :
ü المدخل المرتكز على المهام ( التكنولوجيا)
ü المدخل المرتكز على العاملين( الزبون )
بعد أن تعرفت على مفهوم القيادة الإلكترونية اذكر أنواع القيادة الإلكترونية ؟

أنواع القيادة الإلكترونية
1- القيادة التكنولوجية الصلبة : قيادة تقوم على استخدام تكنولوجيا الانترنيت من اجل إدارة إعمالها وميزة استخدام التكنولوجيا ومن خصائصها :
ü إنها قيادة ذات حساسية عالية لكل تطور تكنولوجيا.
ü قيادة تعتمد على الانترنيت وزمن سريع الحركة مع القدرة على تصريف العمل في أي وقت.
ü قيادة الطوارئ وتعنى أن القائد هنا يلعب أدوارا مختلفة في معالجة أي طارئ مثل معالجة أي اضطرابات.

2- القيادة البشرية الناعمة : أن القيادة الإلكترونية ستكون ذات حس إنساني كبير.
هناك وجهة نظر ترى أن القيادة الإلكترونية ستكون ذات حس إنساني كبير وذلك لأن التكنولوجيا الراقية بحاجة إلى عاملين ذو تخصصات ومؤهلات عالية ومبتكرين وحرفيين نادرين وهذه التقنيات تتطلب إدارة جديدة لا تعمل وفق سلطة الأوامر وهرمية الاتصالات والمعلومات والتفاعلية الشبكية وان هذه القيادة يجب أن تدرك أن القيمة المضافة تتم من خلال العمل المعرفي وليس من خلال الآلات كما أن العاملين سيكونون متباعدين جغرافياً لا تربطهم بناية واحدة أو أشراف واحد مباشر وسينتج ما يسمى بالولاء الالكتروني بين العاملين وبين الزبائن
بعد أن تعرفت على مفهوم القيادة البشرية الناعمة اذكر أشكال القيادة البشرية الناعمة ؟
تنقسم أشكال القيادة البشرية الناعمة إلى :
قائد زبائني: القائد المركز على الزبون (يوجد تسهيلات ومزايا للعميل)
قائد معرفي: العاملون يمكن لهم أن يطلعوا على منظمات أخرى وينتقلوا إليها وعلى القائد معرفة العاملين
قائد تنافسي: ويتميز بما يلي :
ü أسرع من المنافسين بالوصول إلى السوق
ü الأفضل في خدمة العاملين الموردين من المنافسين
ü أكثر قدرة على الاستفادة من الابتكارات
ü أكثر قدرة على الابتكار
3- قيادة الذات
قيادة الذات الذكية تتكون من الحس الدقيق لاستخدام التكنولوجيا مثل (قواعد البيانات، المعرفة الصريحة، الذكاء الصناعي) والحس البشري مثل (عواطف التفاعل الإنساني، التجربة و الخبرة، المعرفة الضمنية، الذكاء البشري )
وتتسم قيادة الذات بالخصائص التالية :
ü القدرة على تحفيز أنفسهم .
ü سريع التأثير في البيئة الإلكترونية.
ü الولاء للشركة والرغبة بالعمل.
ü تنمية المخزون الذاتي.
ü المهارة والمرونة في التكيف.
ü سريع التأثير في البيئة الإلكترونية.
ü التصحيح الشخصي.

رابعا : الرقابة الإلكترونية
وهى استخدام الحاسبات الآلية وقواعد البيانات في معرفة الفرق بين الإنجاز المحقق والمستهدف وذلك من أجل معرفة الانحرافات وتصحيح الأخطاء الكترونيا .
خطوات العملية الرقابية :
وظيفة الرقابة مرتبطة بشكل كبير بالتّخطيط . في الحقيقة، الغرض الأساسيّ من الرقابة هو تحديد مدى نجاح وظيفة التخطيط. هذه العمليّة يمكن أن تحصر في أربعة خطوات أساسيّة تطبّق على أيّ شخص أو بند أو عملية يراد التحكم بها ومراقبتها.
هذه الخطوات الأساسية الأربعة هي:
1. إعداد معايير الأداء: المعيار أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، صمّمت لمساعدة مراقب أداء الناس والسّلع أو العمليّات. المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير، يمكن تصنيفهم جميعا إلى إحدى هاتين المجموعتين: المعايير الإداريّة أو المعايير التّقنيّة. فيما يلي وصف لكلّ نوع.
أ- المعايير الإداريّة: تتضمّن عدة أشياء كالتقارير واللوائح وتقييمات الأداء. ينبغي أن تركّز جميعها على المساحات الأساسيّة ونوع الأداء المطلوب لبلوغ الأهداف المحددة. تعبّر المقاييس الإداريّة عن من، متى، ولماذا العمل.
ب - المعايير التّقنيّة: يحدّد ماهية وكيفية العمل. وهي تطبق على طرق الإنتاج، والعمليّات، والموادّ، والآلات، ومعدّات السلامة، والموردين. يمكن أن تأتي المعايير التّقنيّة من مصادر داخليّة وخارجيّة.
2. متابعة الأداء الفعليّ: هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائيّ.
3. قياس الأداء: في هذه الخطوة، يقيس المديرون الأداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة. إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. إما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.
4. تصحيح الانحرافات عن المعايير: تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء:
o المعيار.
o دقّة القياسات التي بيّنت وجود الانحراف.
o تحليل أداء الشخص أو الآلة لمعرفة سبب الانحراف.
ضع في الاعتبار أن تلك المعايير قد تكون متساهلة جدًّا أو صارمة جدًّا. القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة استخدام آلات القياس أو بسبب وجود عيوب في الآلات نفسها. وأخيرًا، من الممكن أن تصدر عن الناس أحكاما رديئة عند تحديد الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها.


ومن ميزات الرقابة الإلكترونية
ü أكثر قدرة على معرفة المتغيرات .
ü لا تقتصر على التنفيذ بل والمتابعة والتصحيح الالكتروني .
ü التحول من الرقابة كرصيد إلى الرقابة كعملية.
ü توفر أدوات تعقب المعاملات والإجراءات.
ü الرقابة القائمة على الثقةً .
ü الرقابة في الحاضر .
ü قلة المفاجآت الداخلية .
ü الرقابة الشاملة.
ü سرعة انتشار النتائج.
هناك بعض العيوب للرقابة الإلكترونية تتمثل فيما يلي :
ü تفتقر للتفاعل الإنساني .
ü إحساس العاملين بأن الإدارة تراقبهم عن بعد.
ü سهولة الاختراق.