من مهامّ إدارةِ الموارد البشرية

[ابو وليد البحيرى]

من مهامّ إدارةِ الموارد البشرية









"هيكلةُ الأعمال والوظائف"

محمود حسين عيسى

مقدمة:

إنَّ لكلِّ منظمةٍ رسالةً، ورؤيةً، وغاياتٍ، وأهدافًا، تسعى إلى تحقيقها داخلَ بيئتها العملية، وداخل محيطِها الإقليمي، فضلاً عن محيطها الدولي.
ولكي تتمكنَ المنظمةُ من تحقيق رسالتها، عليها أن تُنظِّم وتُعرّف أعمالَها ووظائفها الداخلية، أي تبني هرمَها الوظيفي.
فعملُ المنظمة الكلي يُجزَّأ إلى أعمالٍ ووظائفَ من قمة الهرم التنظيمي، ويمر بمستويات إدارية متعارف عليها.

فالمستوى الإداري الأول في الهيكل التنظيمي يشتمل على أعمال ووظائف إدارية رئيسة؛ كإدارة المشتريات، وإدارة المخازن، وإدارة الإنتاج، وإدارة التسويق، وإدارة المبيعات، وإدارة الموارد البشرية، والإدارة المالية... إلخ.

أما المستوى الإداري الثاني من الهيكل التنظيمي فيتضمن أعمالاً ووظائفَ منبثقةً من الوظائف والأعمال الرئيسة، إذ يكوّن مجموعُ الوظائف والأعمال المتفرعة هذه وحداتٍ إداريةً يُطلق عليها (الإدارة الوسطى)، التي تُقسم أعمالُها ووظائفها إلى أعمال ووظائف فرعية أصغر، ليكوّن مجموعُها (الإدارة التنفيذية) أو الإدارة المباشرة، وهي تمثل المستوى الإداري الثالث في الهيكل التنظيمي للمنظمة.

ومن خلال استعراض الهيكل التنظيمي للمنظمة نجدُ عملَ المنظمة يمثل نظاماً شاملاً ومتناسقاً، يشتمل على وظائف وأعمال رئيسة وفرعية تتكامل فيما بينها بهدف تحقيق رسالة المنظمة، وغاياتها، وأهدافها الحالية والمستقبلية.

وهنا يبرزُ الدورُ الهام لإدارة الموارد البشرية في تحقيق المنظمة لرسالتها، إذ يجب على إدارة الموارد البشرية أن تصمِّم لكل عمل أو وظيفة داخل المنظمة –بصرف النظر عن كونها رئيسة أو فرعية– الدورَ المناسب لها الذي يجبُ أن تقوم به داخل منظومة العمل في المنظمة، والذي يتم من خلال الموارد البشرية المكلفة بالقيام بأداء هذا العمل أو تلك الوظيفة، وذلك بفاعلية تامة، وعلى أسس علمية مدروسة، وطرق عملية حديثة ومتقدمة، لكي تتمكن هذه المواردُ البشرية من أداء أعمالها بكفاءة عالية، ومن ثم يؤثر ذلك في الأداء العام ككلٍ بالإيجابية والفاعلية والتقدم.
إن عملية تصميم "هيكلة الأعمال والوظائف" تقع في الأساس على عاتق جميع إدارات المنظمة، وفي القلب منها (إدارة الموارد البشرية)، وتعد مشاركةُ إدارة الموارد البشرية في هذه العملية من أهم أعمالها، بل من صميم عملها.

فما معنى هيكلة الأعمال والوظائف؟

وما مردود وانعكاسات هيكلة الأعمال والوظائف على الموارد البشرية، الممارسة لهذه الأعمال، والقائمة بتلك الوظائف؟

وما مراحل تطورها ومداخلها التاريخية؟

وما المدخل أو الاتجاه المعاصر لهيكلة الأعمال والوظائف؟

هيكلةُ الأعمال والوظائف:
يمكننا تعريفُ الهيكلة بأنها تصميم لوظائف وأعمال المنظمة.
والهيكلة عملية فنية إدارية تشارك فيها إدارةُ الموارد البشرية بجانب الإدارات الأخرى المكونة للهيكل التنظيمي داخل المنظمة، وتشرف إدارةُ الموارد البشرية على تطبيق نتائج عملية الهيكلة.

وخلال عملية الهيكلة تُوضع الأطرُ العامة والتفصيلية لجميع الأعمال والوظائف التي ستؤدَّى داخل المنظمة، وتشتمل هذه الأطر على تحديد الآتي:
1- تحديد نوع وعدد الأعمال والوظائف الهامة والرئيسة التي يتطلبها العملُ داخل المنظمة، والتي تمكّن المنظمة من تحقيق أهدافها.
2- تحديد أهداف الأعمال والوظائف التي توضح النتائج والإنجازات المطلوب تحقيقها من كل عمل ووظيفة.
3- تحديد واضح ودقيق لطبيعة وخصائص الأعمال والوظائف.
4- تحديد الخطوات والمراحل التي يمر بها العملُ من بدايته حتى نهايته، أي مرحلة تحقيق الهدف المراد تحقيقه من وراء أداء هذا العمل.
5- تحديد ووضع معايير أداء الأعمال والوظائف، بحيث تتمكن المنظمةُ من تقدير إنجازات هذه الأعمال وتلك الوظائف.
6- تحديد واضح لحجم الواجبات، والمسؤوليات، والمهام الخاصة بكل عمل ووظيفة.
7- تحديد أسلوب أداء الأعمال داخل المنظمة، وهل ستطبق أسلوب العمل الجماعي، أو ستطبق أسلوب العمل الفردي؟
8- تحديد احتياجات المنظمة من الآلات والمعدات، والأجهزة، والمباني، والأثاث، التي ستستخدم في الأعمال والوظائف داخل المنظمة.
9- تحديد شكل بيئة العمل المستقبلية داخل المنظمة، وذلك من الناحية المادية، ومن الناحية المعنوية، والتي ستؤدى من خلالها الأعمالُ والوظائف.

ويجب على الإدارات المنوط بها عملية تصميم مهام وأطر وأدوار وشكل وماهية الأعمال والوظائف داخل المنظمة، أن تأخذ في الاعتبار أن يحقِّقَ هذا التصميمُ الأهدافَ المنشودة من ورائه، وهي:
1- تحقيق الانسجام والتنسيق التام، والتعاون بين المسؤوليات والواجبات، والسلطات والصلاحيات لتعمل مع بعضها في بوتقة واحدة هي العمل أو الوظيفة الواحدة.
2- تحقيق التعاون والانسجام بين الوظيفة أو العمل الواحد وباقي الأعمال والوظائف داخل منظمة الأعمال، وذلك لتحقيق رسالة، وغايات، وأهداف المنظمة العامة.

وإن كان هناك من معيار يمكن المنظمةَ أن تحكم من خلاله على نجاح أو عدم نجاح عملية تصميم هيكلة الأعمال والوظائف، فلن يكون إلا المعيار الذي تتمكنُ المنظمة عن طريقه من قياس مدى نجاح عملية تصميم هيكلة الأعمال والوظائف في إتاحة الفرصة كاملةً أمام الموارد البشرية داخل المنظمة والشاغلين للأعمال والوظائف، أن يُظهروا إمكانياتهم وقدراتِهم الإبداعية والابتكارية، ويتمكنوا من الاستخدام الأمثل لطاقاتِهم من خلال انسيابية وسلاسة هيكل الأعمال والوظائف، فضلاً عن أن تحقيق التعاون والانسجام بين الموارد البشرية وبعضها يؤدي إلى تحقيق الفاعلية التنظيمية التي تتمكن عن طريقها المنظمةُ من تحقيق أهدافها المحددة والمنشودة.

وتكون عملية هيكلة الأعمال والوظائف داخل المنظمة على مستويين رئيسين:
المستوى الأول: تصميم عام وشامل للمنظمة ككل، وفيه تحدد الأطر العامة لأعمال ووظائف المنظمة الرئيسة.
المستوى الثاني: تصميم تفصيلي، وفيه تحدد وتصمم الأعمال الفرعية التي تضمها، وتشتمل عليها الأعمالُ والوظائف الرئيسة، إذ تصمم كل وظيفة، وكل عمل بطريقة منفصلة ومفصلة.

المردودات الإيجابية لعملية تصميم هيكلة الأعمال والوظائف على الموارد البشرية داخل المنظمة:
إن هيكلة الأعمال والوظائف الفعالة والناجحة هي التي تعمل على رفع معنويات العاملين الممارسين لها، وتعمل أيضاً على إيجاد الدافعية الإيجابية، والرغبة في إنجاز الأعمال بجودة عالية.. فهيكلة الأعمال والوظائف في هذه الحالة سيكون لها مردودات وانعكاسات هامة على الموارد البشرية المنوط بها القيام بهذه الأعمال والوظائف وممارستها، ومن ثم مردود إيجابي مباشر على المنظمة كلها.

مداخل هيكلة الأعمال والوظائف:
لقد تنوعت وتطورت مداخلُ هيكلة الأعمال والوظائف على مر العقود، إذ طبقت الشركاتُ ومنظمات الأعمال الغربية واليابانية الكثيرَ من هذه المداخل. ولا يزال هذا التنوع مأخوذًا به حتى وقتنا الحالي، وبناءً على هذا التنوع والتطور لعملية هيكلة الأعمال والوظائف، ذهب الكثيرُ من المتخصصين إلى التفرقة بين هيكلة الأعمال والوظائف التي كان يُعْمَلُ بها في الماضي (الهيكلة التقليدية للأعمال والوظائف) –منذ صمّمَ "آدم سميث" العمل في إحدى المصانع عام 1776م على أساس أعمال رئيسة، إذ قام بتخصيص أقسام رئيسة يقوم كل قسم بأداء مهمة رئيسة معينة، وقسَّم الأعمال داخل القسم الواحد إلى وظائفَ محددةٍ مسؤول عنها موظف أو عامل محدد– وهيكلة الأعمال والوظائف المعاصرة.
وسوف نتناولُ –بإيجاز– عرضَ المداخل التقليدية، وسنتناول بالتفصيل المداخلَ أو الاتجاهات المعاصر لهيكلة الأعمال والوظائف..

المداخل التقليدية لعملية هيكلة الوظائف والأعمال:
المدخل العلمي:
ينسب هذا المدخلُ إلى المدرسة العلمية في الإدارة، ورائدُها "فريدريك تايلور" الذي وضع المدخلَ العلمي في هيكلة وتصميم الأعمال والوظائف، لغاية هامة وهي: تحقيق طريقة فعالة لأداء العمال لأعمالهم.

وقد سعى المدخلُ العلمي لتحقيق عدد من الأهداف.. منها:
1- تجزئة وتيسير الأعمال، بهدف تسهيل أدائها، ومن ثم عدم حاجة المنظمة إلى عمال مهرة، وتسهيل عملية الرقابة على هذه العمالة.
2- تخفيض تكلفة العمل من خلال اختصار وقت تنفيذه من قبل العاملين.
3- رفع إنتاجية العمل عن طريق تسريع وانسيابية أدائه، من خلال التركيز على التخصص وتقسيم وتجزئة الأعمال.

مدخل توسيع العمل أفقياً:
بموجب هذا المدخل صُمِّمت هيكلة الأعمال والوظائف بطريقة ساعدت العامل على القيام بعدة مهام داخل القسم، أو الوحدة الإدارية، أو المرحلة الإنتاجية التي يعمل فيها مع محافظته على تخصصه الأصلي، وهذا يؤدي بالتأكيد إلى تسريع حركة دوران العمل، ومن ثم انخفاض معدلات دوران العمل، وما لذلك من أثر إيجابي في النهاية على أرباح المنظمة، فعندما تدمج خطوات في العمل، وتسند إلى شخص أو قسم واحد ليقوم بها –وهو مؤهل لذلك من حيث المهارة والخبرة- يؤدي ذلك إلى القضاء على –أو تقليل- أوقات الانتظار، ومن ثم عدم هدر الوقت من خلال الاستغناء عن أوقات التسليم والتسلّم من شخص لآخر أو من قسم لآخر لمرحلة إنتاجية معينة.

مدخل العلاقات الإنسانية:
وقد ركّز هذا المدخل على الجوانب المعنوية والاجتماعية للموارد البشرية، ومن ثم فإن عملية تصميم هيكلة الأعمال والوظائف في المنظمة يجب أن تحقق هذه الجوانب للموارد البشرية، لكي تحقق معدلات عالية من الدافعية الإيجابية، فضلا عن تحفيز هذه الموارد البشرية، وجعلها تؤدي الأعمال والوظائف المكلفة بها بكفاءة وفاعلية، وما لذلك من مردود إيجابي على المنظمة.

مدخل المدرسة السلوكية:
سعى هذا المدخلُ إلى هدف محدد، وهو أن تحقق عملية تصميم هيكلة الأعمال والوظائف تحسينًا وتطويرًا ماديًا ملموسًا في نوعية الحياة في مكان العمل داخل المنظمة.

وركزّ هذا المدخل على خمسة مبادئ في عملية تصميم هيكلة الأعمال والوظائف.. وهي:
1– إنهاء العملية الإنتاجية أو المهمة: إذا كلف عامل، أو فريق عمل، أو قسم من الأقسام بعملية ما فعليه أن يقوم بها من البداية إلى النهاية.
2- الرقابة من الداخل: أن تصبح مسؤولية الرقابة على أداء العمل، وجودة العملية الإنتاجية من مهام القائم أو القائمين بالعمل، وذلك بهدف إشعار العنصر البشري (العامل) بمدى ثقة رؤسائه فيه، وتكون عملية الرقابة الخارجية من قبل الرؤساء عن بُعد، ولا يتدخلون في العملية الإنتاجية إلا عند الضرورة.
3- ممارسة أكثر من عمل: إذ يؤكد هذا المدخل أهميةَ أن يمارس العنصرُ البشري داخل المنظمة أكثرَ من مهمة، ويكتسب أكثر من مهارة، وذلك عن طريق تنقله بين الوظائف داخل المنظمة، وهذا يشبع العنصر البشري معنوياً، ويولد فيه روح الإثارة والتحدي، وتحقيقاً لذلك يجب أن تصمم هيكلة الأعمال والوظائف بشكل يتيح لكل موظف أو عامل أن يمارس مهامَّ متنوعة وكثيرة داخل المنظمة.
4- الاستقلالية في الأداء: يجب أن تتيح هيكلةُ الوظائف والأعمال قدرًا كبيرًا من حرية التصرف للعنصر البشري في أثناء قيامه بمهامه المكلف بها، وذلك يحقق له بلا شك حافزاً معنوياً إيجابياً، يدفعه إلى الابتكار والإبداع.
5- تحقيق التفاعل والانسجام بين الأعمال والوظائف: فمن المهام الرئيسة المنوطة بعملية هيكلة الأعمال والوظائف تحقيق التفاعل والانسجام بين الأعمال والوظائف، بهدف تحقيق قدر كبير من حرية الاتصال، والانسيابية بين الأعمال والوظائف، فضلا عن إقامة علاقات اجتماعية مطلوبة بين العناصر البشرية الشاغلة لهذه الأعمال وتلك الوظائف.
يتبع