للرد على اى سؤال او استفسار مع أ/ محمد حسن ضبعون

[محمد حسن ضبعون]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة سامى مومو

اريد ورشة عمل القيادة والحوكمة لو سمحت

تحليل الوثائق

يهدف فحص الوثائق المتوافرة فى المؤسسة، ومراجعتها الحصول على البيانات والمعلومات ذات العلاقة بأداء ات المؤسسة ، مثل: السجلات – المحاضر – الخطط - قواعد البيانات - نتائج وتقارير.
وتنسحب هذه الأداة أيضا على وثائق متعددة مثل وثيقتي رؤية المؤسسة ورسالتها، والاختبارات التحصيلية ، وقواعد البيانات..وغيرها.

ولدراسة وفحص الوثائق والأدلة والشواهد المختلفة داخل المؤسسة التعليمية، من حيث مكوناتها أو شكلها مثل (وتيقتى رؤية المؤسسة ورسالتها، والاختبارات التحصيلية، ومحاضر الاجتماعات والسجلات، وقواعد البيانات..وغيرها).
مع مراعاة الأسئلة التالية:
ما نوعية الوثيقة ولماذا؟
من المسئول عن الوثيقة؟
أين توجد؟
شروط اختيار الوثيقة:
الارتباط بجوانب الموضوع المراد فحصه (المجال – المعيار - المؤشر – الممارسة)
المرونة
المساعدة فى عملية التقييم الذاتى
طرق فحص الوثائق:
الفحص المباشر، عن طريق فحص المستندات والوثائق التى توفرها المؤسسة .
الفحص غير المباشر، يتم أثناء التجول وزيارة الأماكن المختلفة داخل المؤسسة (معارض، لوحات، قواعد بيانات....) حيث يستدل على كثير من البنود المراد فصححها من خلال هذه الوثائق.
وثائق إضافية، قد تظهر للمراجع من خلال المقابلات الفردية والجماعية.
ولاستيفاء دليل فحص الوثائق توضع علامة(√) فى المكان المناسب (موجود/غير موجود) أمام كل مفردة من مفردات الدليل بحسب توافر/ عدم توافر شاهد يتعلق بالممارسة المرتبطة بهذه المفردة نتيجة فحص الوثيقة موضع الاهتمام، مع تسجيل الملاحظات عند الحاجة.
وتجدر الإشارة هنا إلى أن استخدام أدوات جمع البيانات لتوفير شواهد وأدلة حول المعيار الثالث فى المجال الثالث "توفر مبنى مدرسي ملائم" الاستعانة بأدلة الهيئة الخاصة بمعايير المبنى المدرسي وقواعد السلامة والأمان بكل مؤسسة.

أساليب جمع البيانات للتقييم الذاتي في ضوء معايير الجودة

تعليمات الاستخدام:
وصف المحتوي
· يتضمن الجدول التالي المجال الرئيسي ؛ المجالات الفرعية ؛المعايير؛المؤشرات والممارسات.
· يحتوي الدليل علي 3 أساليب لجمع البيانات ( فحص ا لوثائق –الملاحظة- المقابلات الفردية /الجماعية ) ويمكن لفريق الجودة إضافة أساليب أخري .
· تحت كل أسلوب لجمع البيانات يوجد عدد من الأمثلة المقترحة التي يمكن لفريق الجودة استخدامها عند تصميم أداة لقياس مستوي أداء المدرسة في هذا المؤشر .ويمكن لفريق الجودة الاستعانة بهذه الأمثلة أو الإضافة أو الحذف أو التعديل فيها .
· أمام كل مؤشر يوجد قياس متدرج من أربع مستويات (1-2-3-4) .
· كذلك يوجد بالجدول مكان لكتابة المبررات التي علي أساسها يري فريق الجودة أن المدرسة توجد في هذا المستوي .

كيف يتوصل فريق الجودة الي قرار لمستوي الأ داء المدرسي لكل مؤشر :-
· يتم اتخاذ قرار بشأن مستوي أداء المدرسة في كل مؤشر في ضوء نتائج الممارسات المكتوبة تحت كل مؤشر كالأتي :-
· المستوي (4) في حالة تحقق أكثر من كل الممارسات المكتوبة تحت المؤشر .
· المستوي (3) في حالة تحقق كل الممارسات المكتوبة تحت المؤشر .
· المستوي (1 أو 2) في حالة عدم تحقق بعض الممارسات للمؤشر هذا يعني وجود نقاط ضعف في تطبيق الممارسات المذكورة وعلي فريق الجودة مناقشة هذه النقاط وتحديد مستوي المدرسة.
· *مع كل اتخاذ قرار بمستوي أداء المدرسة في المؤشر بناء علي الممارسات التي تم تحققها ومناقشة فريق الجودة يتم كتابة المبررات التي في ضوئها تم تحديد المستوي .

كتابة التقرير الخاص بنتائج التقييم الذاتي :
· بعد الانتهاء من مرحلة إعداد وتطبيق أدوات التقييم الذاتي يتم جمع هذه البيانات في تقرير نتائج التقييم الذاتي( مرفق ص ) والذي يعد أول مرحلة من مراحل وضع خطة تحسين الأداء المدرسي .
· يقوم فريق الجودة بتفريغ مستوي أداء المدرسة عند كل مؤشر في التقرير المرفق واستخلاص نقاط القوة ونقاط الضعف من خلال المبررات التي كتبها فريق الجودة مسبقا عند كل مؤشر ثم حصر فجوات الأداء علي مستوي كل المجال .
· تعد فجوات الأداء التي تم حصرها علي مستوي كل مجال الخطوة الأولي في خطة تحسين الأداء المدرسي حيث سيقوم الفريق بتحديد أولويات العمل من خلال هذه الفجوات .
· يمكن لفريق الجودة بالمدرسة تحديد الفجوات في الأداء الذي سيعمل عليها هذا العام والذي يحولها إلي خطة تنفيذية لهذا العام ؛وكذلك يمكنه وضع خطة طويلة المدى علي فجوات الأداء .
[إعداد تقرير التقييم الذاتي

يقوم الفريق بتوثيق خبراتهم في عملية التقييم الذاتي من خلال تدوين أرائهم ومقترحاتهم في نموذج تقرير عن عملية التقييم الذاتي ، بحيث يشمل على أسماء أعضاء الفريق الذين قاموا بالعمل، و خطة التنفيذ، و النتائج و مقترحات التحسين.
في ضوء نتائج تحقيق المؤسسة للمعايير ومؤشراتها، يتم تشخيص نقاط القوة والضعف في الأداء الشامل لها، ويتم كتابة تقرير للتقييم الذاتي ويتضمن التقرير مستوى أداء المؤسسة في كل مجال/معيار/مؤشر.

ضوابط كتابة التقرير:
· تعتمد مكونات التقرير على متطلبات المعايير .
· يكون التقرير تقويميا وتحليليا.
· يتضمن التقرير إيجابيات وسلبيات الأداء.
· يكون التقرير سهل القراءة وشاملا وواضحا، ودقيقا، وصادقا، و مفسرا.
· يتضمن التقرير أدلة وشواهد وبراهين.
مكونات تقرير التقييم الذاتي:
يراعى عند كتابة تقرير دراسة التقييم الذاتي للمؤسسة أن يشمل النقاط التالية:
1- المنهجيةالمستخدمة في التقييم الذاتي.
2- السياق المؤسسي.
3- تقويم الأداء.
ا- المنهجية المستخدمة في التقييم الذاتي:
· يشمل هذا الجزء الخطوات الإجرائية التي اتبعتها المؤسسة لإجراء التقييم الذاتي لها وهى:
· فريق دراسة التقييم الذاتي
· خطة تنفيذ دراسة التقييم الذاتي.
· أدوات جمع البيانات.
2- السياق المؤسسي :
ويشمل هذا الجزء البيئة المادية والاجتماعية للمدرسة مع إعطاء أمثلة تدعم ما تقول .
3- تقييم الأداء
يشمل هذا الجزء عرض مختصر لمدى تحقق الفعالية المؤسسية والتعليمية في ضوء المجالات الفرعية لكل مجال رئيسي، ويشمل هذا الجزء:
- مستوى الأداء المدرسي في ضوء المؤشرات .
- نقاط القوة / نقاط الضعف
- فجوات الأداء / نقاط تحتاج للتحسين .

ثانيا : خطة تحسين الأداء المدرسي

خطة التحسين المدرسي:
خطة تحسين الأداء المدرسي هي الوثيقة التي تحتوي علي جميع الأنشطة و التدخلات التي ستقوم بها المدرسة على مدار العام الدراسي وذلك في ضوء نتائج تطبيق أدوات التقييم الذاتي للمدرسة و المصممة وفق معايير الجودة للتعليم ، و التي تعبر عن فجوات الأداء المدرسي .
ويتم وضع خطة التحسين المدرسي من خلال فريق قيادة التقييم الذاتي بالمدرسة ، وذلك بمساندة ودعم من فريق الدعم الفني على مستوى الإدارة والتي يتم إعتمادها من مجلس أمناء المدرسة .

[خطوات إعداد خطة التحسين المدرسي :- [/]

يقوم أعضاء فريق قيادة التقييم الذاتي ( فريق الجودة ) بالخطوات الآتية لإعداد خطة التحسين المدرسي :
1. تحديد أولويات التطوير والمنبثقة من التقييم الذاتي .
2. صياغة الأهداف (العامة و الإجرائية )
3. صياغة مؤشرات الأداء
4. تحديد الأنشطة
5. وضع خطة لمتابعة التنفيذ لخطة تحسين الأداء المدرسي
6. وضع الموازنة التقديرية لخطة تحسين الأداء المدرسي
7. تقييم وثيقة خطة تحسين الأداء المدرسي يمك استخدام ( قائمة مراجعة التحسين المدرسي )
8. اعتماد وثيقة خطة تحسين الأداء المدرسي من مجلس أمناء المدرسة
فيما يلي شرح لكل خطوة من الخطوات السابقة :-
تحديد أولويات التطوير :
يقوم فريق قيادة التقييم الذاتي بعقد اجتماع مجمع لكل الأعضاء يتم خلاله الأتي:
§ تحليل النتائج التي تم رصدها بالتقرير الختامي للتقييم الذاتي لتحديد قائمة مجمعة بكل فجوات الأداء التي تعانى منها المدرسة في كل مجال اى " الفجوة بين الأداء المرغوب (بناءا على المعايير) والأداء الفعلي(بناءا على نتائج التقييم الذاتي) "
تحديد معايير محددة يتم على أساسها اختيار فجوات الأداء ذات الأولوية للمدرسة ، حيث أنه غالبا ما توجد لدينا الكثير من فجوات الأداء ، فعلينا أن نرتب توجهاتنا في العمل علي علاج هذه الفجوات في ضوء احتياجاتنا وإمكانياتنا و وفق معايير محددة وهذا ما نسميه " تحديد الأولويات

صياغة الأهداف (عامة و إجرائية ) :-
في ضوء ترتيب أولويات التطوير في الخطوة السابقة تشتق أهداف خطة تحسين الأداء المدرسي بما يؤدى إلى تطوير الأداء للمستوى المطلوب .
و تصنف أهداف خطة التحسين المدرسي إلى :-
أهداف عامة:- تحدد الوضع الذي ترغب في أن يكون عليه الموقف بعد انتهاء الخطة و تركز على المخرجات المرغوب فيها .
أهداف إجرائية : هي نتائج محددة قابلة للقياس يمكن تحقيقها في فترة خصائص الهدف الاجرائى الجيد أن يكون smart

صياغة مؤشرات الأداء :-
يقوم فريق قيادة التقييم الذاتي بمراجعة ما تم انجازه في الخطوات السابقة و التي تضم ( أولويات التطوير – الأهداف ) للبدء في صياغة مؤشرات الأداء التي تستخدم للحكم على مستوى الإنجاز في المدرسة. ثم يقوم الفريق بتحديد مجموعة من المؤشرات لاستخدمها للحكم على جودة الأداء
صياغة الأنشطة :- [/]
يقوم فريق قيادة التقييم الذاتي بالأتي :-
§ تحويل الأهداف الإجرائية التي تمت سابقا إلى استراتيجيات و التي يقصد بها الأنشطة والإجراءات التي يجب أن يقوم بها أفراد المجتمع المدرسي كل بحسب موقعه لتحقيق أهداف الخطة و بحيث يكون لكل هدف اجرائى مجموعة الأنشطة والإجراءات التي تحققه .
§ إعداد قائمة مجمعة لكل الأنشطة المقترحة .
بعدها يحدد فريق قيادة التقييم الذاتي اجتماع يجمع العاملين بالمدرسة و أعضاء مجلس الأمناء ، لعرض ما تم التوصل إليه في إعداد الخطة و عرض تفصيلي للأنشطة المقترحة ، ثم الاتفاق على مجموعة من المحددات للاختيار من بين جملة الأنشطة المقترحة و التي من شأنها تحقق أهداف خطة التحسين . و التوصل إلى قائمة نهائية للأنشطة التي سوف يتم إدراجها في الخطة . بعدها يتم الاتفاق على مسئول تنفيذ لكل نشاط وفق مواصفات محددة وتحدد الزمن المناسب لكل نشاط من هذه الأنشطة

تحديد المسئوليات في التنفيذ
وفي هذه الخطوة يتم تحديد من المسئول عن التنفيذ والتوقيت الذي سيتم فيه تنفيذ هذا النشاط .ويفضل عند تحديد المسئول أن يكون فرد واحد محدد حتى يسهل عملية ألمحاسبيه وحتى لا تضيع المسئولية بين عدد من الأفراد حتى وإن كان هذا الفرد سوف يعمل مع مجموعة من الأشخاص الآخرين فله حق التنسيق والاستعانة بمن يشاء ولكي تكون المسئولية في النهاية عن أداء هذا النشاط ترجع لشخص مسئول بعينه .
وضع الموازنة التقديرية لخطة تحسين الأداء المدرسي :-
يقوم فريق قيادة التقييم الذاتي بوضع موازنة تقديرية للأنشطة التي أنتجتها في كل من خطة التحسين المدرسي و خطة المتابعة المصاحبة لها .
عمل خطة متابعة التنفيذ لخطة تحسين الأداء المدرسي :
يقوم فريق قيادة التقييم الذاتي بالتنسيق مع فريق الدعم الفني – إذا أمكن _ على مستوى الإدارة بعقد اجتماع لأعضاء مجلس الأمناء بالمدرسة لاعتماد الخطة وكذلك الاتفاق علي وضع نظام متابعة لخطة التحسين المدرسي وفق الخطوات الأساسية التالية :-
· تشكيل فريق للمتابعة منبثق من مجلس الأمناء .
· يقوم فريق المتابعة بعقد اجتماع البدء في صياغة خطة المتابعة و التي تشمل:-

1. أهداف الخطة و استراتيجيات التنفيذ .
2. إعداد أدوات المتابعة و تحديد مسئولية المتابعة .
3. تحديد الإمكانيات اللازمة و مصادرها .
4. تحديد توقيتات المتابعة .
5. تحديد أدلة و مؤشرات النجاح.
6. تحليل نتائج عمليات المتابعة.
7. توفير آليات تقديم تغذية راجعة بشكل مستمر للمعنيين بالأمر.
· يقوم فريق المتابعة بعقد اجتماع لأعضاء مجلس أمناء المدرسة لعرض خطة المتابعة لوضع الملاحظات عليها و اعتمادها من المجلس في صورتها النهائية .

نموذج خطة المتابعة لخطة تحسين الأداء المدرسي

جمهورية مصر العربية تاريخ إعداد الخطة / /

محافظة :..................

إدارة : ........................

مدرسة : ...................

مجال :............................. معيار :...........................

الهدف العام : ............................................

الأهداف الإجرائية

الاستراتيجيات (الأنشطة )

تحقق مؤشرات النجاح

تاريخ الانجاز

القائم على التنفيذ

المتابعة

مسئول المتابعة

التاريخ

أساليب المتابعة

يعتمد
مدير المدرسة رئيس مجلس الأمناء
تقييم وثيقة خطة تحسين الأداء المدرسي :
§ يقوم فريق قيادة التقييم الذاتي( فريق الجودة ) بإعداد الملف النهائي لوثيقة خطة التحسين المدرسي و الذي يضم الأتي :
1. الغلاف
2. بيانات أساسية عن المدرسة
3. الرؤية و الرسالة
4. أهداف الخطة (عامة و إجرائية )
5. خطة التحسين المدرسي (النموذج المجمع )
6. خطة المتابعة
7. الموازنة التقديرية
بعدها يقوم فريق التقييم الذاتي بالتنسيق مع فريق الدعم الفني بتطبيق قائمة المراجعة علي الخطة للحكم علي جودتها و تحديد النقاط التي لم يتم استيفائها و العمل على تعديلها في ضوء بنود قائمة المراجعة