الفصل الثاني
وظائف الإدارة في ظل الحكومة الإلكترونية
]
المبادئ العامة للإدارة
هناك مجموعة من المبادئ العامة للإدارة التى يجب مراعاتها عند تحديد وظائف الإدارة في ظل الحكومة الإلكترونية تتمثل فيما يلي :
1- تقسيم العمل
التخصص يتيح للعاملين والمدراء كسب البراعة والضبط والدقة والتي ستزيد من جودة المخرجات. وبالتالي نحصل على فعالية أكثر في العمل بنفس الجهد المبذول.
2- السلطة
إن إعطاء الأوامر والصلاحيات للمنطقة الصحيحة هي جوهر السلطة. والسلطة متأصلة في الأشخاص والمناصب فلا يمكن تصورها كجزء من المسؤولية.
3- الفهم
يتمثل في الطاعة والتطبيق والفهم والسلوك والعلاقات الخارجية ذات الصلة بين صاحب العمل والموظفين. هذا العنصر مهم جدا في أي عمل، من غيره لا يمكن لأي مشروع أن ينجح، وهذا هو دور القادة.
4- وحدة مصدر الأوامر
يجب أن يتلقى الموظفون أوامرهم من مشرف واحد فقط. بشكل عام يعتبر وجود مشرف واحد أفضل من الازدواجية في الأوامر.
5- يد واحدة وخطة عمل واحدة
مشرف واحد بمجموعة من الأهداف يجب أن يدير مجموعة من العمليات لها نفس الأهداف.
6- إخضاع الاهتمامات الفردية للاهتمامات العامة
إن اهتمام فرد أو مجموعة في العمل يجب أن لا يطغى على اهتمامات المنظمة.
7- مكافآت الموظفين
قيمة المكافآت المدفوعة يجب أن تكون مرضية لكل من الموظفين وصاحب العمل. ومستوى الدفع يعتمد على قيمة الموظفين بالنسبة للمنظمة. وتحلل هذه القيمة لعدة عوامل مثل: تكاليف الحياة، توفر الموظفين، والظروف العامة للعمل.
8- الموازنة بين تقليل وزيادة الاهتمامات الفردية
هنالك إجراءات من شأنها تقليل الاهتمامات الفردية. بينما تقوم إجراءات أخرى بزيادتها. في كل الحالات يجب الموازنة بين هذين الأمرين.
8- قنوات الاتصال:
السلسلة الرسمية للمدراء من المستوى الأعلى للأدنى "تسمى الخطوط الرسمية للأوامر". والمدراء هم حلقات الوصل في هذه السلسلة. فعليهم الاتصال من خلال القنوات الموجودة فيها. وبالإمكان تجاوز هذه القنوات فقط عندما توجد حاجة حقيقة للمشرفين لتجاوزها وتتم الموافقة بينهم على ذلك.
9- الأوامر
الهدف من الأوامر هو تفادي الهدر والخسائر.
10- العدالة
المراعاة والإنصاف يجب أن يمارسوا من قبل جميع الأشخاص في السلطة.
11- استقرار الموظفين
يقصد بالاستقرار بقاء الموظف في عمله وعدم نقله من عمل لآخر. ينتج عن تقليل نقل الموظفين من وظيفة لأخرى فعالية أكثر ونفقات أقل.
12- روح المبادرة:
يجب أن يسمح للموظفين بالتعبير بحرية عن مقترحاتهم وآرائهم وأفكارهم على كافة المستويات. فالمدير القادر على إتاحة هذه الفرصة لموظفيه أفضل بكثير من المدير الغير قادر على ذلك.
13- إضفاء روح المرح للمجموعة:
في الوحدات التي بها شدة: على المدراء تعزيز روح الألفة والترابط بين الموظفين ومنع أي أمر يعيق هذا التآلف.
اذكر وظائف الإدارة في ظل الحكومة الإلكترونية؟
أولا : التخطيط الالكتروني
يعد التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة الحديثة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن هذه الأسئلة الأربعة الآتية :
1. ماذا نريد أن نفعل؟
2. أين نحن من ذلك الهدف الآن؟
3. ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟
4. ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟
من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال:
1. تحديد الموارد المطلوبة.
2. تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.
3. تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).
4. تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.
ولقدتعددتتعريفاتالتخطيطبتعددالكتابحولالموضوع،حيثعرف هأحدهمبأنه"إحدىوظائفالإدارةالتيتشتملعلىتعريفوتحديد أهدافالمنظمة،واختيارالسياسات،وتحديدالإجراءات،وبلور ةالطرقالتيتؤديإلىتحقيقهذهالأهداف"
بينمايرىبعضهمالتخطيطوسيلةتمكن منتحديدأفضلالطرقلتنفيذعملمعين،ويعتبر أداةمنأدواتالإدارةعلىمختلفمستوياتهاوالتيتساعدهاعلى وضعأفضلالحلولللمشاكلالتيتواجهها.
وللتخطيطدعامتانأساسيتانهما :" الأهداف والتنبؤ"
o الاهداف : وتعرفعلىأنهاالغاياتالمطلوبالوصولإليها،
o التنبؤ :فهووضعافتراضاتعماستكونعليهالأحوالفيالمستقبل.
ويتضمنالتخطيط عدةعناصركالسياساتوالإجراءاتوالقواعدوالموازناتالتخط يطيةوالبرامج.
وفيضوءماسبقيتوجبعلىإدارةالمشترياتعندتخطيطهالهذهالو ظيفةالتنبؤبالسلعالتييطلبهاالمستهلكونوفيأيشكلمنالأش كالوالأنواعوماهومعدلاستهلاكهااليوميأوالأسبوعيأوالش هريأوالسنوي. وهذايعنيوجوبتخطيطالشراءوفقاًلاحتياجاتالإداراتالمخت لفةفيالمنشأة.
إنهدفالتخطيطفيمايتعلقبالشراءهوترشيدالتكاليفمنخلالاخت يارالبديلالأحسنبالنسبةلأسعارالشراءوالكمياتالمطلوبة والتوقيتالزمنيللشراء. وهذايعنيأنالتحديدالدقيقلأنواعالموادالمطلوبةوكمياته االمناسبةوتوفيرهافيالزمنوالسعرالمناسبومنمصادرالتور يدالأفضلجميعهاتشكلضوابطمحددةللتخطيطالجيدللشراء.
ضوابط نوعية :
يأتيتحديدجودةالموادالمطلوبشراؤهافيمقدمةضوابطالتخطي طالجيدللشراء.والمقصودبالجودةتوافرمجموعةالمواصفاتفي البنيةالأساسيةللموادوالأصنافالمزمعشراؤها.ونعنيبمست وىالجودةهناالمستوىالمناسبوليسالمستوىالأفضلنظراًلار تباطالمستوىالأحسنبعناصروعواملقدتخرجعنحدوداقتصاديات التشغيلالأمثلداخلالمؤسسة،حيثأنجودةالسلعةمرتبطةارتب اطاًوثيقاًبعنصرالتكلفة.وتقعمسؤوليةتحديدمستوىجودة الموادالمطلوبةعلىكافةالوحداتالإداريةفيالمؤسسة.ويكو ندورإدارةالمشترياتبهذاالخصوصبمراجعةجداولالاحتياجات ودقةالمواصفاتلكلصنفمزمعشراؤهلاتخاذكافة
[
