بعد الانتهاء من المراحل السابقة يجب الانتباه لأسلوب وطريقة العرض . من المهم جدا أن تراعى أن لكل مدلول ومراجعتها بهذا المنظور يحقق الدقة ولكن محاولة مراجعة كل كلمة أو جملة وتقييم معناها والتفكير فى بدائل لصياغتها عند هذه المرحلة قد ينتج عنه عدم انسياب الفكرة أو الجملة أو قد يعيق تدفق الفكرة لذا :
- من الاستراتيجيات المفيدة للموازنة بين العرض وتدفق المحتوى ما يلى :-
- لا تبدأ كتابة أى جملة مطلقا قبل أن يكون لديك تصور واضح عن الفكرة التى تريد عرضها
- اكتب المسودة الأولى للتقرير لنفسك كما تراها معبرة عن واقع المؤسسة من خلال زيارتها ولا تقم بتقييم الصياغات فى هذه المرحلة .
- بعد تحديد المحتوى المعبر عن واقع المؤسسة قم بالتدقيق فى الصياغة ولا تقرأه بعينك بل بعين من يوجه إليه هذا التقرير مع التركيز على :
- تخلص من أى غموض أو عبارات إنشائية أو تشبيهات أدبية .
- استبدل الجمل الطويلة بجمل أو كلمات قصيرة معبرة دقيقة بما لا يخل بوضوح العبارات مثل : "بدء بدلا من ومنذ بداية " و " نهاية بدلا من وفى المرحلة الأخيرة "
لا تستخدم مصطلحات غير شائعة أو غير مألوفة حتى وإن كانت صحيحة .
استخدم صيغة المبنى للمعلوم وليس المبنى للمجهول :" رؤية المؤسسة معتمدة – بدلا من – وقد تم اعتماد رؤية المؤسسة "
بعد الانتهاء من التدقيق بهذه الصورة الفردية – تبدأ مرحلة التدقيق الجماعى .
مبادئ الكتابة الواضحة :
فيما يلى مجموعة من الاعتبارات الهامة التى تساعدك على أن تتسم كتابتك بالوضوح باعتباره أحد خصائص تقرير المراجعة الخارجية .
ابتعد عن الجمل المطولة : يجب أن تتنوع الجمل فى طولها ولكن دون تطويل ( عادة ما يعتبر 15 – 20 كلمة / جملة رقم مناسب ) عمليا ، لن تقوم بعد الكلمات وحساب عددها ولكن عادة ما يحتوى السطر على 10-12 كلمة فلا يزيد طول الجملة عن سطر ونصف إلى سطرين كحد أقصى لها . قسم الجملة الطويلة لعدة جمل أقل طولا .
أمثلة :
مثال غير مناسب ( مطول)
مشاركة المعلمون والطلاب والعاملين بالمؤسسة وأولياء الأمور وأعضاء مؤسسات المجتمع المحلى والمحيط ومجلس الأمناء وأصحاب المصالح كالنقابات وغيرها فى صياغة الرؤية والرسالة ومراجعتها وتعديلها .
مثال مناسب
مشاركة جميع الأطراف المعنية من داخل المؤسسة وخارجها فى صياغة الرؤية والرسالة ومراجعتهما .
استخدم المصطلحات أو الكلمات ذات الدلالة الواضحة وتجنب استخدام كلمات ذات دلالات متعددة خاصة عندما لا يؤثر وجودها على المعنى أو يضيف إليه .
مثل
الظروف السائدة بالمؤسسة – المواقف الراهنة – التسهيلات المتاحة – عدم الكفاية.. إلخ
جميع هذه الكلمات تحمل أكثر من اتجاه واكثر من عمق وراد وبالتالى لن تؤدى لمعنى محدد دقيق .
استخدم الجمل البسيطة وليست المركبة : لا يرتبط الأمر بإصدار أحكام صارمة تخص الطول أو التبسيط فإن كان استخدام الجملة المركبة سيخدم المعنى وسيكون اكثر تعبيرا ونقلا لما تريد أن توضحه ، فلا تتردد فى استخدامها . إن الأفضلية للجمل القصيرة والبسيطة عن الطويلة والمركبة عندما يكون كلاهما محققاً للمطلوب .
استخدم الكلمات الشائعة والبسيطة :
مثال : استخدم يبدأ بدلا من يستهل ، استخدم يسمح بدلا من يمنح ويتيح الفرصة تجنب استخدام الكلمات غير الضرورية : كثير من التقارير يمكن اختزال حجمها لحوالى 30 – 40% دون أدنى خلل بالمعنى الوارد بها . عادة ما توضح تلك الكلمات والعبارات المطولة بصورة لا شعورية وهنا تأتى أهمية المراجعة الذاتية والمراجعة بمعرفة باقى أعضاء الفريق . احرص أن تقدم كل كلمة مكتوبة بالتقرير معنى جديد أو إضافة جديدة . كل جملة أو عبارة ترد بالتقرير هى جملة خبرية عن شئ محدد ( مبنى – خطة - ..) أو شخص ( المعلمون – المطلوب ..) يسمى محور الجملة .
تحدد باقى الجملة أداء أو فعل محدد لهذا المحور يسمى موقع التركيز .
عند صياغة التقرير يجب أن يظهر محور الجملة الصلة بالمجال الفرعى محل التقويم وأن يحدد موقع التركيز لها مدى استيفاء المؤسسة لهذا المجال كما يتضح من الأمثلة التالية :
مثال غير مناسب
للأخصائى النفسى دور فعال ( جملة غير مناسبة تعكس أن للأخصائى دور فعال ولم توضح مستوى انعكاسه على المناخ التربوى محل التقييم خاصة أن التقرير لا يتمحور حول الاخصائى )
مثال مناسب
تعاد الصياغة كما يلى :
تقدم المؤسسة ارشادا نفسيا للطلاب بما يتناسب مع احتياجاتهم العمرية ( توضح هذه الجملة ارتباطها بالمناخ التربوى),
مثال غير مناسب
ضعف الجوانب المهارية والوجدانية لدى بعض المتعلمين ( وردة كنقطة ضعف بالمعلم ) علما بأن بؤرة الجملة عن المتعلم .
مثال مناسب
تعاد الصياغة كما يلى :
محدودية الأنشطة الداعمة لتنمية الجوانب المهارية والوجدانية للمتعلمين .
يجب ألا تجمع الجملة اكثر من نقطة واحدة محددة .
اجعل كل جملة عند قراءتها قائمة بذاتها وقابلة للتفسير ومفهومه بمجرد قراءتها دون أن تعتمد فى فهمها على قراءة جمل أو فقرات أو عبارات سابقة .
عند الحديث عن أداء قم بتحويل الأفعال إلى أسماء .
الفعل الاسم الخاص به
( ابتعد عن الصياغات التى تعتمد على أفعال ) ( التزم بالصياغات التى تعتمد على أسماء)
تعتمد اعتماد
تنشر نشر
تشارك .......... إلخ مشاركة .......... إلخ
يشارك المعلمون فى مناقشة ××× مشاركة المعلمون فى مناقشة ×××
لا تستخدم أكثر من كلمة للإشارة لنفس الشئ خاصة كل ماله اسم محدد . مثال : وحدة الجودة ، وحدة توكيد الجودة ، وحدة الجودة والتدريب ، وحدة ضمان الجودة ...
اكتب للتعبير وليس للإبهار : من الأخطاء الشائعة أن نحرص على أن تكون كتابتنا محققة للإبهار وليس التعبير عن الأفكار بما يجعلنا نغرق فى التطويل واستخدام كلمات غريبة ومصطلحات غير مفهومة أو غير ذات صلة .
اكتب كما تتحدث : وأقصد بها سلاسة الفكرة وعرض محتواها فأنت حين تتحدث يتسم حديثك بالسلاسة والبساطة والوضوح .
احرص أن تنقل كلماتك المعنى الذى تريد ايصاله لأن معانى الكلمات تختلف وفقا للسياق ووفقا لخلفية من يقرأ هذه الكلمات .
◄انتبه
لتصل كلماتك وعباراتك الواردة بالتقرير لمستوى الفهم والقبول ، يجب وجود توافق بين هدفك من الكتابة وهدف القارئ . وحيث أن جزء من القراء هم أعضاء المؤسسة محل التقويم ، فلن يحدث اتفاق إن احتوى التقرير على نتيجة تخالف توقعاتهم أو آمالهم .
هنا يكون الحل ..... احرص
أن يكون تقريرك مدعما بالشواهد والأدلة الكافية ذات المصادر المتنوعة .
إعداد ملخص التقرير
لماذا الملخص
وجود الملخص ضرورة مع التقارير المطولة والتى يعتبر تقرير المراجعة الخارجية لمؤسسات التعليم أحدها .
الملخص يقدم للقارئ النقاط الأساسية والرئيسية ومن هنا لا يمكن أن يكون تكرار للمحتوى التفصيلى للتقرير .
لا يمكنك البدء فى إعداد الملخص قبل الانتهاء من الجزء التفصيلى للتقرير .
ملخص التقرير :
يربط محتويات التقرير ببعضها ويشتمل على الهدف والطريقة والاطار التقييمى والنتائج والخلاصة والتوصية ويركز على النقاط الأساسية ولايزيد طوله عن حوالى 10% من حجم التقرير التفصيلى .
مواصفات الملخص الجيد
يجب أن يكون متماسكا ، مختصرا ، قائما بذاته بمعنى أن من يقرأه يستطيع تكوين صورة متكاملة واضحة عن المؤسسة محل التقويم .
يتم من خلاله عرض أجزاء التقرير الرئيسية ويتفق فى ترتيبه الزمنى وأحداثه مع التقرير التفصيلى .
يربط منطقيا بين المعلومات والأجزاء الواردة به ويتعدى كونه تقرير ثم حذف بعض أجزاؤه .
لا يضيف أو يحتوى على معلومات جديدة غير واردة فى التقرير التفصيلى .
نصائح لإعداد ملخص فعال لتقرير المراجعة الخارجية :-
بعد الانتهاء من إعداد ومراجعة التقرير الأساسى ، أتح لنفسك فرصة للتأمل وتكوين منظور واضح شامل مركز عن التقرير الأساسى .
أعد قراءة التقرير واضعاً فى ذهنك التلخيص كهدف ، مع التركيز على الهدف من التقرير ، الطرق المستخدمة ، النتائج ، التوصية والخلاصة .
بعد الانتهاء من قراءة التقرير التفصيلى قم بإعداد قائمة بالنقاط الأساسية والرئيسية الواردة .
قم بإعداد مسودة أولية للملخص دون النظر مرة أخرى للتقرير الأصلى .
ابتعد نهائياً عن فكرة نسخ أو إعادة بعض الجمل من التقرير الأصلى .
قم بالمراجعة والتدقيق فى المسودة الأولى لملخص بهدف :
مراجعة التنظيم والترابط
حذف أية معلومات سطحية أو زائدة
إضافة معلومات هامة واردة بالتقرير الأصلى ولم يتضمنها الملخص .
استبعد الكلمات المكررة والمعادة .
راجع بعناية مرة أخرى النسخة النهائية للملخص .
استبعد الكلمات المكررة والمعادة
راجع بعناية مرة أخرى النسخة النهائية للملخص .
الخلاصة :
تقدم الخلاصة اعتبارات أساسية مركزة للغاية تربط بين ما جاء بالتقرير والملخص وما سيأتى فى التوصية بالاعتماد أم لا .
يجب مراعاة اتساقها الشديد مع ما سيرد بالتوصية .
استخدم صيغة المبنى للمجهول .
مثال لعبارة غير مناسبة
وقد لاحظ فريق المراجعة أن
مثال لعبارة مناسبة
وقد اسفرت عمليات المراجعة عن أن
أفكار مفيدة لنجاح التقرير :-
لا تعمل بالتقرير إلا وأنت فى حالة تأهب وصفاء ذهنى .
لا تبدأ فى مراجعة التقرير بصورته شبه النهائية فور الانتهاء منها بل اترك لنفسك مهلة لتقرأه بعين ناقدة .
بعد الانتهاء من إعداد الملخص قارن بين ما جاء به وبين الاطار التقييمى للمؤسسة لتتأكد أن الملخص يوضح أداء المؤسسة فى جميع النقاط وإلا لن يصبح قادرا على تحقيق هدفه .
لا تنسى أن تقارن نقاط القوة والضعف الواردة بالتقرير مع الدرجات الممنوحة للمؤسسة وفى حال اكتشافك أن هناك عدم اتساق بينهما حدد أيها يتفق مع واقع المؤسسة وعدل الآخر فى ضوء الشواهد والأدلة .
راعى التوازن عدد نقاط الضعف وأهميتها النسبية وعدد نقاط القوة وأهميتها النسبية والتوصية بالاعتماد أو عدمه .
بعد الانتهاء من إعداد التقرير فى صورته شبه النهائية يقوم أحد أعضاء فريق المراجعة بقراءة التقرير بصوت مرتفع ويستمع إليه باقى أعضاء الفريق ويتقمص كل منهم دور أحد أعضاء المؤسسة محل التقويم محاولا تفنيد بنوده أو اثبات عكسها ويبرهن بشواهد وأدلة من واقع المؤسسة ، إن تمكن الفريق من ذلك فستتمكن المؤسسة من ذلك عدة أضعاف .
إن تطلب الأمر شرح أحد العبارات الواردة بالتقرير لباقى الأعضاء أو ظهر اختلاف بين فى تفسير معنى جملة فإن ذلك يشير لحتمية تغيير صياغتها .
تقرير المراجعة يجب أن يربط بين الأنشطة التى قام بها فريق المراجعة فى الزيارة الميدانية والنتائج التى تم التوصل إليها والواردة بمتن التقرير ومن هنا إن ذكر التقرير أن نسبة تحقق الزيارة 80% مثلا فيجب أن يعلق على تأثير ذلك على عملية المراجعة .
يفضل استخدام مراجع الهجاء (spelling checker ) المتاح ببرنامج معالج النصوص (word) ليأتى التقرير خالياً من الأخطاء المطبعية .
راجع ارتباط واتساق المعلومات والبيانات الواردة بالتقرير فى المواقع التالية مع بعضها البعض علما بأن ما يلى ليس حصرا شاملا بل تحديد لأكثر المواقع ذات العلاقات المترابطة .
أمثلة لمواقع بالتقرير ذات علاقات وثيقة :-
الموقع
البيانات الأساسية
متوسط نسبة الغياب
نسبة التسرب
راجع الارتباط بين المعلومات والبيانات الواردة فى هذه الجزئيات مع
القيادة والحوكمة ( توفر القيادة آليات للحد من تغيب المتعلمين وتسربهم )
لماذا : تعكس للهيئة وللمؤسسة ادراك القيادة لمشكلات قائمة بالمؤسسة ومدى فعالية الاجراءات التى تتخذ لعلاجها ( إن وجد) وتحقق للتقرير البعد التحليلى .
الموقع
البيانات الأساسية
عدد الفصول والمعامل
متوسط كثافة الفصول
راجع الارتباط بين المعلومات والبيانات الواردة فى هذه الجزئيات مع
الموارد المالية والبشرية ( استغلال المبنى) المنهج ( الأنشطة الصفية واللاصفية) - المعلم ( التخطيط والاستراتيجيات الفعالة للتدريس)
لماذا : ( بعض الأنشطة الصفية واللاصفية وبعض استراتيجيات التدريس لا تصلح مع كثافات طلابية عالية أو مع إتاحة مساحة غير مناسبة أو عدد معامل أو أدوات غير كاف وبالتالى ليأتى التقرير متسقا يجب أن يراعى الترابط بين هذه الأجزاء ) كما يحقق للتقرير بعد الواقعية .
الموقع
القيادة : ( توافر تنمية مهنية فعالة للكوادر)
راجع الارتباط بين المعلومات والبيانات الواردة فى هذه الجزئيات مع
الموارد البشرية ( توافر الموارد البشرية وتنميتها ) توكيد الجودة والمساءلة ( فعالية وحدة التدريب والجودة ) – المعلم ( ممارسات مهنية فعالة )
لماذا : ترتبط التنمية المهنية الفعالة للكوادر بإعداد وتأهيل موارد المؤسسة البشرية الذى يتم بالتعاون مع وحدة التدريب والجودة ويظهر القصور أو الاستيفاء فى بعض جوانب التنمية المهنية فى الممارسات المهنية الفعالة للمعلم فلا يمكن أن تتسم الممارسات المهنية للمعلم بالقصور فى الوقت الذى يحدد التقرير وجود تنمية مهنية فعالة .
الموقع
الموارد البشرية ( تتوافر المعامل والأجهزة والمعدات اللازمة لتفعيل الأنشطة ) و( المكتبة).
راجع الارتباط بين المعلومات والبيانات الواردة فى هذه الجزئيات مع
المنهج ( توافر أنشطة صفية ولا صفية ) المعلم (ممارسات مهنية فعالة ) و( التخطيط والاستراتيجيات الفعالة للتدريس) – القيادة ( تشجع على الاستخدام الأمثل للتكنولوجيا فى التعليم)
لماذا : الأنشطة الصفية واللاصفية تتم من خلال ممارسات مهنية للمعلم يخطط لها كأحد استراتيجيات التدريس الفعال ولا يمكن تحقيقها إلا من خلال المعامل والأجهزة والمعدات ) وبالتالى يجب الربط بينهم جميعا فى التقرير وعدم ورود تضاربات بينهم .
الموقع
البيانات الأساسية للتقرير والمؤسسة :
تحديد العنوان الالكترونى لموقع المؤسسة إن وجد .
راجع الارتباط بين المعلومات والبيانات الواردة فى هذه الجزئيات مع
ورود إشارة فى أى من مواقع التقرير لأن هذه الجزئية متاحة أو معلنة على موقع المؤسسة ( الرسالة – الرؤية – قواعد بينات – انجازات- أوجه مشاركة مجتمعية ... )
لماذا : ( بعض التقارير تشير لأنشطة وممارسات على الموقع الالكترونى للمؤسسة دون أدنى إشارة للعنوان الالكترونى له على شبكة المعلومات للرجوع إليه إن اقتضى الأمر .
الموقع
البيانات الأساسية :
إعداد الاخصائيين النفسيين والاجتماعيين وأمناء المكتبة
راجع الارتباط بين المعلومات والبيانات الواردة فى هذه الجزئيات مع
المناخ التربوى ( توافر الاخصائى النفسى والاجتماعى ) والموارد البشرية ( وجود اخصائى مؤهل للمكتبة )
لماذا : لضمان الاتساق بين البيانات الأساسية للمؤسسة ونقاط القوة والضعف .
الموقع
أى مشكلات تظهر بأى موقع من مواقع التقرير مثل البيانات الأساسية ( عدد الفصول والمعامل – متوسط كثافة الفصول – متوسط نسبة الغياب – نسبة التسرب – استغلال المبنى – استغلال المكتبة .. إلخ) أو تحقيق نواتج التعلم
راجع الارتباط بين المعلومات والبيانات الواردة فى هذه الجزئيات مع
القيادة والحوكمة ( تشجيع القيادة اجراء بحوث اجرائية لمعالجة مشكلات قائمة ) وكل ما يرتبط بالبحوث الاجرائية .
لماذا : تعكس الهيئة وللمؤسسة مدى تفعيل ممارسات البحوث الاجرائية وتوظيف القيادة لها فى حل مشكلات قائمة بالمؤسسة وتعتبر حكم واقعى على ارتباط البحوث المقدمة ( إن وجدت) مع واقع المؤسسة .
الموقع
الفاعلية التعليمية
راجع الارتباط بين المعلومات والبيانات الواردة فى هذه الجزئيات مع
القيادة والحوكمة ( تشجيع القيادة اجراء جميع المجالات الفرعية لها ( المعلم – المتعلم – المنهج – المناخ التربوى )
لماذا : لا يمكن تقييم أى من المجالات الفرعية للفاعلية التعليمية بمعزل عن الآخر لذا يراعى وبعمق التدقيق فى نقاط القوة والضعف الواردة لأنها جميعها تعمل فى منظومة واحدة .
الموقع
البيانات الأساسية : نسب النجاح
راجع الارتباط بين المعلومات والبيانات الواردة فى هذه الجزئيات مع
المتعلم : (نواتج التعلم المستهدفة) وتمكن المتعلم من المواد الأساسية بجميع مؤشراتها
لماذا : لا يمكن الفصل بين نسب النجاح من واقع سجلات المؤسسة ونقاط القوة والضعف الواردة للمتعلم .
الموقع
القيادة والحكومة : ( نمط القيادة الديموقراطى)
راجع الارتباط بين المعلومات والبيانات الواردة فى هذه الجزئيات مع
المناخ التربوى ( يسود المؤسسة مناخ يشجع على الحوار والمناقشة والممارسات الديموقراطية
لماذا : ترتبط هاتين النقطتين معا ارتباطا وثيقا وان كانت فى القيادة تعكس دور القيادة وفى المناخ تعكس المناخ السائد لكن لا يمكن أن يأتى عدم اتسق بينهما .
وإلى لقاء مع اتخاذ القرار
لكم منى أرق التحايا
ياسر فرغل