أعمال شئون الطلبة
تقاس درجة تقدم الأمم بما تملكه من موارد بشرية مدربة تمتلك المهارات للتغلب على المشكلات والنهوض بستقبل الأمةوتوفير الموارد المادية اللازمة لارتفاع مستوى معيشة الفرد والمجتمع –وعلى هذا فلابد من ان يتوافر بالمؤسسة حال المراجعة البنية المعلوماتية وشبكة معلوماتية وقواعد بيانات تيسر أعمالها ....
ولذا على المؤسسة وضع خطة لتكوين قواعد معلومات لكل قطاعاتها وسوف نتناول اليوم فى أولى لقائتنا شئون الطلبةوالسجلات التى يتابعها المراجع على النحو التالى :
1- التأكد من أن سجل قيد قيد التلاميذ ممسوك بعناية وان جميع بياناته مستقاه من مصادرها الرسمية ( الشيت كنترول )وذلك بالنسبة للتلاميذ المنقولين والراسبين والمعاد قيدهم اما بالنسبة للتلاميذ المستجدين من استمارة 41 وانه قد تم انشاؤه صفوفا لاشعبا بمجرد اعلان نتائج امتحانات النقل
2- ان يتم مراجعة التلاميذ المنقولين والراسبين بسجل قيد التلاميذ على نتائج امتحانات النقل والمحولين من والى المدرسة من واقع طلبات التحويل وملفات التلاميذ المعاد قيدهم على نتيجة امتحانات النقل والاستمارة البيضاء الدالة على النجاح ونتائج امتحانات الشهادات او الدبلومات بالنسبة لتلاميذ الفرق النهائية
3- التحقق من ان الطلبة المفصولين والمحولين من المدرسة قد تم التأشير قرين كل منهم بالمداد الاحمر مع ذكر تاريخ الفصل وايضاح اسبابة ووالمدرسة التى تم التحويل اليها وتاريخ التحويل
4- مراجعة اسماء الطلبة المستجدين على استمارة 41 من واقع ملفات التلاميذ والتحقق من سلامة قبولهم وفق الشروط التى تضعها الوزارة سنويا ومجموع الدرجات على مستوى المديرية او الادارة التعليمية بالنسبة لكل نوع من التعليم
5- مراجعة العمل بدفتر المحولين من والى المدرسة على طلبات التحويل وملفات التلاميذ والتأكدمن سلامة الاجراءات وخاصة المحولين من المدارس الخاصة ذات المصروفات وفصول الخدمات التعليمية
6- ان تراجعملفات التلاميذ بالنسبة للفرق الاولى كاملة وتؤخذ بطريق الجشنى بعض الملفات الخاصة بالفرق الاخرى والتأكد من استيفاء الملفات لكافة الاوراق والدمغات وسلامتها
7- التأكد من حسن سير العمل فى دفاتر غياب وحضور التلاميذ والتأشير اولا باول بالغياب من واقع استمارات حصر الغائبين يوميا ومطابقة ذلك على استمارات التغذية فى المدارس التى تصرف وجبات تغذية
8- التأكد من ان اولياء امور الطلبة الغائبين ترسل اليهم اخطارات عن غياب اولادهم فى المواعيد المحددة وان ردود اولياء الامور قد عرضت على ناظر المدرسة او على الطبيب المختص فى حالات الاعتذار بالمرض ثم اودعت بملفات الطلبة
9- ان فصل الطلبة من المدرسة واعادة قيدهم قد تم وفق التعليمات وان رسوم اعادة القيد قد سددت فى المواعيد المقررة وتوردت لحساب المديرية
10.ان العمل بدفتر التجنيد يسير وفق التعليمات وان طلبات تأجيل تجنيد الطلبة تتم وفقا لاحكام القانون والتعديلات التى ادخلت عليه وانه لايسمح للطالب بالانتظام فى الدراسة متى بلغ نهاية امد التأجيل قبل بدء العام الدراسى والتحقق من ان كل طالب جاوز سنه 16 سنة يحمل بطاقة شخصية وقيد بياناتها بسجل المدرسة
11.التأكد من قيام المدرسة بتحرير الاحصاء الشهرى عن حالة التلاميذ وارساله للمديرية او الادارة التعليمية للمراجعة والاعتماد
12.التأكد من سلامة تسوية المصروفات المدرسية بسجل قيد التلاميذ ودفاتر 123 ت0ت
013التأكد من ان المدرسة لم تحصل من الطلبة رسوما او مبالغ اخرى زيادة على الرسوم المقررة الابترخيص كتابى سابق من المديرية او الادارة التعليمية وفى حالة الترخيص لابد من استخراج ايصال عن كل مبلغ من المبالغ التى تحصل
أهم الأعمال الدورية التي يجب علي ناظر ومدير المدرسة متابعتها بالمدرسة
أولا : - الأعمال الدورية الشهرية:
1. في اليوم الأول من كل شهر :
أ صرف الأجور للعاملين ب – عمل حساب التغذية
2. في اليوم الثالث من كل شهر :
أ- عمل الاحصاءات الشهرية للطلبة ( ترسل الي شئون الطلبة )
ب- عمل كشف التمغة الشهري ( يرسل الي قسم المخازن والمشتريات )
3. في اليوم الخامس من كل شهر :
تحرير كشوف المرتبات عن الشهر الحالي ( ترسل لماهيات الأدارة )
4. في اليوم العاشر من كل شهر :
إرسال كشوف المرتبات بعد الصرف وبعد توريد ما لم يصرف
5. في اليوم الخامس والعشرين من كل شهر :
صرف إيجار المبني ( المدارس المؤجرة ) ( يرسل الي قسم المباني بالادارة )
ثانيا : استعاضة السلفة المستديمة كلما قاربت علي النفاذ :
ثالثا : الأعمال الهامة التي تؤدي بالمدرسة :
1. في شهر يناير من كل سنة :
أ- تحرير اقرارات الحالة الاجتماعية من اربع صور لجميع العاملين بالمدرسة واعتمادها وارسالها لشئون العاملين بالادارة والاحتفاظ بصورة بالملف الفرعي
ب- الاخطار عن اسماء الذين يحالون الي المعاش في السنة الميلادية الحالية
ج- تأخذ الواردة والصادرة رقم 1
د- طلب استمارات الامتحانات العامة
2. في شهر يونية من كل سنة :
أ- حصر الانتاج للجمعيات المدرسية واتخاذ الاجراءات المخزنية
ب- حصر الاصناف التالفة والقابلة للأصلاح لأتخاذ الاجراءات في كل منها
ج- جرد العهد الفرعية والكلية
3. في شهر يولية من كل سنة :
أ- انشاء سجل قيد التلاميذ
ب- البدء في طلب الدفاتر المالية وأدوات التعليم وما يلزم المدرسة استعداد للعام الدراسي الجديد
4. في شهر أغسطس من كل سنة :
أ- الحساب الختامي للأنشطة المدرسية المختلفة في 31/8
ب- اتمام تمديد المدارس بالدفاتر المالية والكتب وادوات التعليم
ت- استكمال اعداد الحجرات الدراسية ودهان السبورات لأستقبال التلاميذ
ث اعداد الجداول للسادة المدرسين
ج تنظيم عملية توزيع الكتب الدارسية وتسهيلها للطلبة
5- في شهر أكتوبر من كل سنة :
نقوم بإخطار شئون الطلبة بالادارة بالآتي :
أ- أصل وصورة من استمارات المستجدين إن وجدت
ب- تقوم المدرسة بعمل كشوف بأسماء الطلبة المحولين من وإلي المدرسة
ج- كشف بأسماء الطلبة المفصولين وموقفهم من القبول
د- كشف بأسماء الطلبة المعاد قيدهم
هـ تقوم المدرسة بعمل أصل وصورة من كشوف توزيع الكتب وترسل لقسم المخازن بالإدارة
6- في شهر نوفمبر :
7- الحساب الختامي لمشروع رأس المال الدائم بمدارس التعليم الزراعي
- اختصاصات إدارة المدرسة
أولا مدير ادارة المدرسة :
حيث تعددت وظيفة مدير بالمدارس إلي ( مدير أول – مدير أ – مدير ب ).
فتقع علي مسئولية مدير إدارة المدرسة توزيع الاختصاصات علي باقي هيئة الإدارة المدرسية ويكون مسئولا عن متابعة العمل المالي والإداري بالمدرسة والتحقيق مع العاملين المخالفين
أولا :مدير إدارة المدرسة الشئون المالية :
1. تشكيل لجان الجرد 2جرد الخزينة 3مستندات الصرف4اعتماد الماهيات والأجور
5-اعتماد كشوف الجرد والاستهلاك 6توجيه الصرف من الأنشطة واعتماد المستندات
7-متابعة تحصيل المصروفات المدرسة ومتابعة الأعمال المالية بالمدرسة
8-جرد السلفة المستديمة 9جرد خزينة المدرسة مرتين كل شهر
ثانيا مديرالمدرسة :
1. تشكيل لجان القبول بالمدرسة واعتماد قرارها 2توجيه البريد لجهات الاختصاص
3-تشكيل لجان قبول التحويلات بالمدرسة 4تشكيل لجان الجرد 5متابعة ورود الكتب وتوزيعها 6متابعة اعمال الترميمات البسيطة 7متابعة اعمال إصلاح الأثاث
8-متابعة تنفيذ التعليمات التي ترد للمدرسة من الأدارة
اختصاصات مدير اووكيل المدرسة
1 ش. ع 2 ش.ط
بجانب العمل الفني المكلفين به ،يتم توزيع العمل الإداري علي السادة الوكلاء :
1 شئون العاملين :
1. يخصص وكيل المدرسة لمتابعة أعمال شئون العاملين ويكون مسئولا عن الإشراف الإداري عليها ومطابقة الدفاتر والتأكد من عدم التجاوز والتسجيل أولا بأول الدفاتر واعتمادها والاشراف اليومي وتحركات العاملين
2. يكلف أحد الوكلاء بأعمال شئون الطلبة والإشراف علي إعداد قوائم الفصول
3. متابعة غياب التلاميذ واعتماد الغياب اليومي للمدرسة
4. متابعة التحويلات من إلي المدرسة واستيفاء الملفات
5. متابعة أعمال شئون الطلبة بالمدرسة
6. منح العاملين الأجازات العارضة
7. إعداد التقارير السنوية عن العاملين بالمدرسة
8. إخلاء العامل المنقول من المدرسة في التاريخ المحدد بأمر النقل مع ارسال ملف الفرعي وومفردات مرتبه وأخر صرفية للجهة المنقول اليها
9. إصدار الأوامر الادارية للعاملين بالمدرسة
10. اطلاع جميع العاملين بالمدرسة علي النشرات التي ترد للمدرسة والتوقيع عليها علي ان تحفظ النشرات بسجل خاص بها بعد تسجيلها بدفتر الوارد
توزيع أعمال المدرسة علي العاملين بها
- يجب اعادة توزيع الاعمال المالية والمخزنية علي العاملين لزيادة كفاءتهم وتحسين مستوي الاداء
- عدم استمرار العاملين الذين لديهم عهد ( نقدية او مخزنية ) بعملهم مدة تزيد عن خمس سنوات
- نصت المادة 51 من القانون 127 لسنة 1981 بند 5 علي انه يجب [ اجراء تعديل في اختصاصات العاملين المنوط بهم مباشرة الاعمال المالية ومراعاة عدم استمرار اي منهم في عمل واحد مدة تجاوز خمس سنوات
اختصاصات الأدارة المدرسية :
يقع علي مدير المدرسة أو وكيل المدرسة مسئولية حسن سير الأعمال المالية و الأدارية بحكم وظيفته في الأشراف والتوجيه ومتابعة التنفيذ
شئون العاملين
1. منح العاملين بالمدرسة الاجازات العارضة
2. تقديم البيانات الخاصة بالعاملين
3. اعداد التقارير السنوية عن العاملين بالمدرسة
4. اتخاذ اجراءات صرف السلف المقررة
5. اخلاء العامل المنقول من المدرسة في التاريخ المحدد بأمر النقل مع إرسال ملفه الفرعي ومفردات مرتبه واخر صرفية للجهة المنقول اليها
6. اصدار الأوامر الادارية باسناد العهد للعاملين وتودع هذه الأوامر بملفاتهم الفرعية وتخطر الادارة بذلك
7. التأكد من تسجيل عناوين العاملين بالمدرسة وبياناتهم بسجل 130 ع . ح وجميع البيانات الادارية التي تحدث للموظف أولا بأول .
8. اعتمادكشوف الأجور المرسلة للادارة للصرف بعد مراجعتها
9. التأكد من اعادة الكشوف بعد الصرف وتوريد الاجور التي لم تصرف
10. توزيع اعمال المدرسة علي العاملين بها
11. رفع طلبات الاجازات الاعتيادية بعد ابداء الرأي للإدارة
12. احالة العاملين بالمدرسة للجهة الطبية المختصة
اختصاصات شئون الطلبة
1. قبول التلاميذ المستجدين والمحولين واعادة القيد في حدود القواعد المقررة ( يتم تشكيل لجنة للقبول بمعرفة مدير المدرسة )
2. متابعة العمل في :
أ- سجل الرسوم المدرسية
ب- دفاتر الغياب للتلاميذ
ج- ملفات التلاميذ ( خاصة الجدد )
د- جرد العهد بالمدرسة ومتابعة ورود الكتب المدرسية
ه- عمل الاحصاءات الشهرية ( ترسل خلال الثلاث أيام الاولي من كل شهر )
( يعتبر مديري المدارس ونظارها منذ تسلمه العمل بالمدرسة عالما بجميع القوانين واللوائح التي تحكم العمل )
· اختصاصات مدير / وكيل المدرسة في الأعمال المالية بالمدرسة :
1. علي وكيل المدرسة أو مدير المدرسة فور علمه أو اكتشافه اختلاس او عجز في العهد بالمدرسة ان يقوم بابلاغ الادارة للنظر في تطبيق المادة 488 من اللائحة المالية والمادة 340 من لائحة المخازن
2. القيام بجرد خزينة المدرسة مرتين في الشهر علي الأقل
3. علي مدير المدرسة اطلاع العاملين بالمدرسة علي النشرات التي ترد للمدرسة والتوقيع عليها بالعلم وحفظها بملفاتها
4. الالتزام بأغراض الصرف من السلفة المستديمة والسلف المؤقتة
5. يجب الالتزام بأحكام اللائحة المالية الخاصة بدفاتر التحصيل 123 ومدة استعمالها – ومراجعتها والغاء القائم الغير مستعملة
6. (مدة استعمال الدفتر شهرين من تاريخ أول قسيمة وتجدد لمدة شهرين آخرين بمذكرة معتمدة من المدرسة
7. يجب مراعاة ان السكرتير قد استعمل الكربون ذو الوجهين
8. عدم الكشط او المسح / والتصويب يكون بالمداد الاحمر مع التوقيع بجانب التصويب من سكرتير المدرسة ومديرها
9. يكتب علي اخر قسيمة استخرجت جملة المبلغ المحصل بالحروف والارقام ويذكر ارقام القسائم ويوقع في نهاية التظهير كل من سكرتير المدرسة ومدير المدرسة
10. اعتماد مستندات شراء احتياجات المدرسة علي ان يسبق ذلك مذكرة شراء معتمدة من مدير المدرسة وناظر المدرسة
11. علي مدير المدرسة ان يطلع علي علم الخبر الدال علي توريد المبالغ للخزينة
12. علي مدير المدرسة التأكد من أن المبالغ التي تم تحصيلها بمعرفة السكرتير قد تم ايداعها بالبنك او بالبريد
13. في حالة الخطأ بدفتر 123 يجوز الغاء القسيمة ان تعذر تصويبها ويحتفظ بالأصل والصورة بالدفتر
14. علي مدير المدرسة اعتماد المستندات ( مستندات الشراء ) وتوجيه كل مستند الي الحساب الذي يصرف منه
15. علي مدير المدرسة تشكيل لجان الجرد بالمدرسة واعتماد استمارات الجرد 6 مخازن
16. علي مدير المدرسة الرد علي المكاتبات في الوقت المناسب ومتابعة القيد بدفتر الصادر والوارد وإنشاء ملف للنشرات والقرارات والتعليمات التي ترد للمدرسة ونظرا لإتساع الاختصاصات لمديري المدارس ونظارها بجانب النواحي الاشرافية فإنه يمكن تكليف بعض الوكلاء فيما يمكن ان يؤديه علي أكمل وجه مع توجيهيم ومتابعة الأعمال التي توكل اليهم
تعتبر الشئون المالية والإدارية من صميم عمل مدير المدرسة ، إذ بعدم قدرة المدير على التعرف على كيفية إدارة الشئون المالية والإدارية قد يتوقف العمل داخل المدرسة ، ومن الكفايات التي يمكن أن تتوفر في مدير المدرسة لتمكنه من إدارة الشئون المالية والإدارة ما يلي
1- أن يكون على دراية بالنظم المالية المناسبة.
2- أن يكون على دراية بالمصطلحات المالية المناسبة .
3- تحديد الأولويات المادية وفقا للاحتياجات .
4- تامين الميزانيات التي تُؤمن الأهداف المتفق عليها.
5- أن يكون لديه القدرة على التعامل مع آليات الإدارة المالية.
6- أن يعمل وفقا لإمداداته المالية أو وفقا للموازنة.
7- أن يقدم تقارير منتظمة ومستمرة على المصروفات من الموازنة.
ويضيف " صلاح الدين عبد العزيز " إلى هذه الكفايات التي يجب أن تتوافر لمدير المدرسة لتقدير التكاليف اللازمة لبرنامج أو مشروع معين ، ما يلي
- إجراء التحليلات الاقتصادية على مستوى المشروع أو البرنامج .
- معرفة أساليب بناء الميزانيات.
- تقدير الكلفة التعليمية على المستوى التفصيلي ( الوحدة بالمشروع أو البرنامج ) وكذلك على المستوى الإجمالي .
- تطوير ميزانيات المشروع أو البرنامج لدورات مستمرة ( سنة أو عدة سنوات ).
- توضيح الجدوى الاقتصادية والتعليمة للخطة وللمشروعات المدرجة بها .