[محمد حسن ضبعون]

كيف تكون الاجتماعات فعالة

* أطراف الاجتماع :
1-رائد المشروع : وهو الذي يمثل صاحب المشروع ويقوم بتحديد الأهداف والتوجيه .
2-المنسق : يتولى أمر تنسيق وتوجيه الأفراد في الاجتماعات ويتولى التوفيق بين الآراء المتباينة .
3-المسجل : يقوم بدور الإداري الذي يتابع المعلومات المهمة وحفظها والتأكد من صحة المعلومات ويتولى توزيعها على المشاركين في الاجتماع .
4-المشاركون : يقومون بطرح الأفكارومناقشتها وتحليل الأمور ووضع مقترحات لخطة التنفيذ.

* المراحل الأساسية للاجتماعات :
التحضير للاجتماع ثم إدارة الاجتماع و تقييم الاجتماع وسوف نقوم بشرح الموضوع بالتفصيل.
جميع الاجتماعات بدون استثناء إذا لم يخطط لها كما ينبغي تبوء بالفشل إذا مالحل ؟
الحل هو بإتباع التخطيط الجيد وإتباع أساسيات هيكلة الاجتماعات بالمراحل التالية :
1-التحضير الجيد للاجتماعات .
2-إدارة الاجتماعات.
3-تقييم الاجتماعات.
مع تحيات الأستاذة / أميمة عرفات
وقبل إن نسهب في شرح هذه المراحل يجب على القارئ الكريم أن يضع نصب عينية موضوع تخطي العقبات والصعوبات في الأدوارجميعها وذلك بعمل ورقة بسيطة يضع فيها مجالات لا يمكن تطويرها وفي المقابل طرق وحلول تخطي هذه المجالات للمراحل السابقة جميعاً .
مثال : توجيه دفة الاجتماع : من المجالات الصعبة فيها أن النقاش دائماً يحتدم إذا ترك المجال لشخص معين لذا من مجالات التطوير والحلول أن لا ندع لهذا الشخص المجال أن يصل في النقاش إلى مثل هذا المستوى من الاحتدام مع أشخاص آخرين .

أولا - التحضيرللاجتماعات :
•دعنا نناقش قضية فشل الاجتماعات . إن من أسباب فشل الاجتماعات أن المشاركون لم يعلمو أن إحضار التقارير معهم أمر مهم مثلاً الإحصائيات وغيرها . ايظاً لم يكن هدف الاجتماع واضح . لم يعلم المجتمعون سبب دعوتهم إلى الاجتماعات. أولآن الدعوة وجهت إليهم متأخرة .
بدايتاً لكي نقوم بتحضير جيد للاجتماعات نتخذ الإجراءات التالية :

ا / توزيع المسؤوليات قبل عقد الاجتماع :
الموجه :
عليه أن يحدد مكان وتاريخ الاجتماع – وعلية أيضا إعداد مسوده تحضيرية – وتحديد ادوار المشاركين ومسؤولية كل واحد منهم .
المنسق :
علية مراجعة المسودة والخطوات المنفذ منذ أخر اجتماع – إكمال التحضيرات التي يراها ضرورية . – مساعدة الموجه .
المسجل :
مراجعة المسودات والخطوات المنفذة منذآخر اجتماع - إكمال التحضيرات اللازمة.
المشاركون :
مراجعة المسوداتالتحضيرية المنفذة منذ آخر اجتماع – إكمال التحضيرات اللازمة.

ب / استخدام برنامج عمل للاجتماع :
تمثل مسودات العمل رأس هرم الاجتماعات في الحقيقة وكلما كانت واضحة ومطروحة مسبقاً كلما ساعدت في رفع كفاية التوصيات التي يتمخض عنها أي اجتماع. وإليكم بنود برنامج الاجتماع التحضيري الذي يقدم إلى المشاركون قبل الاجتماع بفترة مناسبة مثلاً يومين لكي تتضح الرؤية لهم وتتلاشى اغلب الآراء السلبية قبل الاجتماع .

البنود الخاصة ببرنامج الاجتماع التحضيري :
1-أهداف الاجتماع. 2- تاريخه 3- الوقت 4- المكان 5- إحضار المستلزمات 6- التحضيرات اللازمة 7- أعضاء الفريق مع ذكر مناصبهم 8- الاجتماع بدعوة من ؟ 9- رقمالهاتف 10- بنود العمل 11- الأمر المطلوب تنفيذه 12- الوقت 13- الأشخاص المسئولين .
ملاحظة هامة : تطبع هذه الأمور في ورقة توزع على كل من هو مدعو لهذا الاجتماع ...
هل من الضروري أن يهتم المعد للاجتماعات بكل شيء ؟.
نعم إلى حد كبيروهنالك أمور مهمة جب على من يعد الاجتماع الاهتمام بها وهي كالتالي :
أساسيات
1- إعداد مكان جيد للاجتماع 2- ترتيب أماكن الجلوس
3- الإضاءة والتهوية ألجيه 4- العناصر السمعية والصوتية
5- تجهيز القرطاسيات المناسبة أقلام وأوراق 6- فتراتالراحة ( شاي وقهوة )
7- الأشخاص المساعدين لتأمين مستلزمات الاجتماع .
قبل الاجتماع ...
قضية ترتيب الأهداف مهمة جداً بحسب الأولويةوالبدء بالعناصر الكبرى عندما يكون المجتمعون حاضري الذهن وكذلك التعامل مع القضاياالملحة بشكل موجز مع التركيز على العناصر القليلة والمهمة .
مثلاً إذا كانالاجتماع بحاجه إلى رأي أغلبية يكون تسلسل الاجتماع بهذا الشكل .. بدايتاً تحددالمشكلة ثم تقيم الحلول ثم التصويت لاختيار الحلول الأفضل ثم توزع المسؤوليات
برنامج تحضيري لاجتماع حول تطوير قسم خدمة العملاء
انظر المرفقاتللأهمية ....
ثانياً - توجيه الاجتماع :
حان الوقت لشرحكيفية قيادة وتوجيه الاجتماعات والآن نحن بصدد شرح مفصل للأدوار الأربعة السابقذكرها وهي الموجه و المنسق والمسجل و المشاركون ...
ا / الموجه :
بدءالاجتماع في الوقت المحدد من الأمور المهمة في عمل الموجه كما عليه أيضا أن يوضحالأدوار الرئيسية للمشاركين والمسؤوليات المترتبة على إعمالهم . أيضا عليه إرساءالقواعد الأساسية على المشاركين والمتمثلة في التالي :
• عدم ألمقاطعهوالالتزام بالصمت عندما يكون دور أللآخرين بالكلام.
• عدم انقاد وتجريح ارآءالآخرين .
• المساهمة في الأفكار المقبولة لدى الآخرين .
• البقاء مفتوحالذهن والبعد عن الحكم المسبق.
• بدء الاجتماع وإنهاؤه في الوقت المحدد .
• مشاركة الجميع مطلوبة كما أن سيطرة البعض مرفوضة .
• قبول الاعتراضات عندما تكونمشفوعة بحلول مناسبة.
• القبول بالحل الوسط عندما يكون ضرورياً .
• القبولبسلطة المنسق التي تخوله الحفاظ على القواعد الرئيسية .
• الالتزام بالبرنامجالتحضيري وبالوقت المخصص لكل موضوع .
نتابع عمل الموجه .... ايظاً من أعمالالموجه أن يتبع البرنامج التحضيري ويحتفظ بالسلطة لإيقاف مجرى الأمور وتغير المسارإذا اقتضت الحاجة لذالك كما يجب عليه أن يكون حصيفاً بأن يدفع المشاركون باتجاهالقبول بالمسؤوليات بحيث يضمن التزامهم . في النهاية عليه أن يلخص القراراتوالتحركات الرئيسية كجزء من المسؤولية العامة والخطوات التنفيذية أصبحت مفهومةوواضحة لدى الجميع وأنهم يسلكون الطريق الصحيح نحو الغاية.
ب / دور المنسق :
تتركز وضيفته على إدارة مواضيع الجلسة بشكل عام وضبط الوقت ...وإليك المهامبالتفصيل :
•ضبط وتنظيم مشاركة الأشخاص في النقاش .
•مراقبة وضبط الوقت لكلمسألة نقاش .
•اقتراح طرق البديلة للمعالجة .
•حماية الأشخاصوأفكارهم.
•التعامل مع مثيري المتاعب .
•البقاء حيادي أثناءالاختلاف. مع تحيات الأستاذة / أميمة عرفات
هنالك سؤال مالفرق بين الموجه والمنسق ...؟
الجواب هو أن الموجهيقود ويركز على المضمون في الاجتماع أما المنسق يدير الطريقة التي يجري عليهاالنقاش داخل قاعة الاجتماع ويحرص على الحيادية.
ج / دور مسجل الوقائعالكاتب :
المسجل عليه أن يسجل جميع ما يقال في الاجتماع بشكل مرئي أي كما هوبتفاصيله.. وإليك أدوارة بالتفصيل:
•دور المسجل في المراجعة الدورية معالمشاركين ليتأكد من صحة المعلومات التي يدونها.
•مساعدة المسجل لكل من الموجهوالمنسق في الاحتفاظ بالمعلومات.
•وفي النهاية على المسجل أن يلخص أهم العناصرالتي نوقشت والقرارات التي تم اعتمادها.
السؤال كيف ننمي دور المسجل ونرفعمن اداءة ؟الجواب : أن يقوم المسجل بالتالي :
•يطلب التوضيح لأي نقطه مبهمةليتأكد من صحة ما يكتب.
•أن يدون النقاط المهمة وليس كل شيء .
•أن يحاول أنيستخدم الكلمات التي قيلت في الاجتماع وليست الكلمات التي يفهمها هو ( تحليلهالشخصي).
•اكتب بخط واضح واترك مسافة كافية بين السطور .
•لابأس من إحاطة أووضع خط تحت الأفكار الرئيسية والقرارات والمقاطع المهمة وآليات التنفيذ.
•لاتنسى ترقيم الصفحات أو الكلام لمجرد أنك توافق عليه.
•إذا كان الاجتماع طويل فلاتنسى أن تراجع معهم ما دونته من وقت لآخر.
د / دور المشاركين في الاجتماع :
•معرفة الهدف الذي من أجله عمل الاجتماع حتى يتسنى للحضور التحضيرللاجتماع .
•تأكيد الحضور عند الموجه وطلب محضر الاجتماع في حال تعذرالحضور.
•الحضور في الوقت المحدد .
•الاحتفاظ بذهنية منفتحه والابتعاد عنالحكم المسبق للأمور .
•مساعدة المنسق في الحد من حالات التلهي تشجيع المشاركةالفعالة.
•مشاركة أللآخرين في الأفكار الفعالة والمفيدة.
•الدعم والتأييدلإنشاء قواعد أساسية وخطوط منهجية للاجتماعات .
•المساعدة في بالحصول على إجماعالمجموعة.
الخلاصة:
في نهاية أية اجتماع نخرج بقواعد يجب أن تطبق وهيتمثل نتائج الاجتماع أو ما تمخض عنه الاجتماع والتي تسمى ب( التوصيات ) بأن يقولالموجه إن ما خرجنا به هو التالي من هذا الاجتماع ويبدأ في سرد القرارات المتفقعليها .
سؤال : كيف نزيد من فاعلية هذه الاجتماعات ؟

هنالك أمور تزيدمن فاعلية الاجتماع وهي كالتالي :
•خصص وقتاً لتدريب ومناقشة ادوار وتحديدمسؤوليات الموجه والمنسق والكاتب والمشاركين .
•قم بإجراء نوع من التقييم الدوريللاجتماعات السابقة .
•حاول أن تضح البرنامج التحضيري ووقائع الاجتماع في البريدالالكتروني .
•راقب باستمرار مسألة مقدار التوفير في الوقت والجهد والمال عندممارستك لهذا الأسلوب الجديد في الاجتماعات .
•ابعث برسالة واضحة للجميع تعبرفيها عن التزامك بالوقت المحدد للاجتماع .
•ضع لوحتين إرشاديتين في بداية كلاجتماع واحده تذكر بالبرامج وعناصره ، والتالية توضح في القواعد الأساسية .
•ولابد على المنسق أن يكون حازماً في إدارة الاجتماعات .
مشكلاتداخل الاجتماعات مع طرق لحلها : مع تحيات الأستاذة / أميمة عرفات
مشكلة المحادثات الجانبية كيف تحل؟.
الحل :
•توجيه للمشارك بالحديث ( إذا كان لديك فكرة ما ، فلماذا لاتشارك فيها باقي ألمجموعه(
•قم من مجلسك وتمشى بشكل عادي حتى تصبح قريباً منالمشاركين في الحديث الجانبي وهذا كفيل بإنهاء الحديث الجانبي .
•قم بمناداةالشخص المشارك بالاسم واسأله ( هل نضيف هذه النقطة إلى جدول الأعمال ؟(
•اعدشرح إحدى النقاط التي جرت مناقشتها واطلب من المشارك المعني إبداء الرائي حولها .
•أعرض على المشارك الاقتراح التالي ( يبدو لي أن الأمر الذي تناقشه مهم للغاية، ربما نستطيع ان نقرر له اجتماعاً آخر حتى تفرغ لمناقشته ).
مشكلة المشاركالهادئ أو الخجول مالحل معه ؟.
الحل :
•اسأل سؤالاً بسيطاً مع النظر فيعيني الشخص المشارك .
•ضع الشخص المصاب ضمن نشاط مجموعه نقاش جزئي مع المشاركينآخرين .
•أظهر له تقديرك بمساهمته يشكل فوري واعمل على تشجيعه بشكلأكبر.
مشكلة المشارك كثير الكلام مالحل معه ؟.
الحل :
•الق نظرةعلى ساعتك خلال قيام المشارك بالحديث .
•قم بتوجيه الشكر للمشارك على الملاحظاتالتي أبداها . وعندما يتوقف قليلاً لاسترجاع أنفاسه أعد تركيز الانتباه عليبالتأكيد على برنامج الاجتماع والنقاط ذات العلاقة ومحدودية الوقت المخصص .
•اطلب من المشارك أن يوضح الكيفية التي يرى أن ملاحظاته قد أضافت شيئاً أوأغنت النقاش الذي كان دائراً .
•ممكن أن تقول له أنها نقطه ملفتة للنظر والآندعنا نلقي النظر على رائي باقي المجموعة .
•قم بتذكير كل فرد بأن هناك وقتاًمحدداً لكل عنصر من عناصر البرنامج التحضيري.
مشكلة المشارك المعارض بشكلزائد عن الحد كيف يتصرف الموجه معه ؟.
الحل:
•إعادة صياغة العباراتللمشارك وتلخيص وجهة نظرة مثل ( الذي فهمته من كلامك أنك تعتقد أن هذا قد يكونمكلفاً على المدى البعيد ).
•ركز ردك على مضمون ملاحظات المشارك لا على هجومه .
•اعهد لأفراد ألمجموعه بأفكار هذا المشارك حتى تعطيهم الفرصة كي يخففوا من حدةالمشارك المجادل .
•أوضح انه بسبب محدودية الوقت حسب البرنامج ربما يتحتم عليكأن تغير مسار النقاش في الوقت الحاضر .
* ماهية أنواع الاجتماعات :
الجواب هو أن الاجتماعات أنواع كثيرة منها :
1- اجتماعات تبادلالمعلومات ويتم فيها مناقشة ومشاركة الأخبار المهمة .
2- اجتماعات حل المشاكل .... ويتم فحص المشاكل وتصحيحها ووضع الضوابط لمنع حدوثها .
3- اجتماعات اتخاذالقرارات ... ويتم فيها تحديد المعايير واختيار البدائل .
4- اجتماعات بناءالفرق ... ويتم توافق وتقوية الأهداف المشتركة .
5- اجتماعات ردود الأفعال .... ويتم تجميع المداخلات وتطوير الدعم والتشجيع .